ESTANDARIZACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES PAOLA ANDREA MONTENEGRO CAMACHO Ensayo presentado como requisito para optar al título de Especialista en Alta Gerencia Asesora: PAULA COLORADO ORDOÑEZ UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA BOGOTÁ, COLOMBIA 2016 1 ESTANDARIZACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES Resumen Las prácticas empresariales son herramientas fundamentales en el desarrollo de cualquier compañía, a partir de su aplicación, los resultados de la empresa logran verse reflejados a mediano y a largo plazo. El uso de las buenas prácticas puede verse modificado de una organización a otra a causa de una variedad de factores que dependen principalmente de los valores e ideologías de los miembros pertenecientes a los altos cargos de la compañía, aquellos que tienen poder de decisión ante ciertas circunstancias. Sin embargo es de gran importancia establecer un lineamiento el cual sirva como guía para implementar las mejores estrategias dentro de cualquier tipo de organización. Dentro del desarrollo del presente trabajo se identificaran cuáles son las prácticas empresariales que se deben estandarizar para el beneficio y la obtención de los buenos resultados. Palabras clave: Practicas, herramientas, empresarial, decisión, lineamiento, estrategias, resultados, estandarizar. Abstract The business practices are essential tools in the development of any company, from its application, the company achieved results be reflected in the medium and long term. The use of best practices can be changed from one organization to another due to a variety of factors depend mainly on the values and ideologies of the members belonging to the senior management of the company, those who have power of decision in certain circumstances . However it is very important to establish a guideline which serves as a guide to implement the best strategies within any organization. Within the development of this study is to identify what business practices should be standardized for the benefit and obtaining good results are. Keywords: Practices, tools, business, decision, lineament, strategies, results, standardize. 2 Introducción Las buenas prácticas empresariales que se realizan dentro de una organización son fundamentales para cualquier tipo de compañía debido a que por medio de ellas el comportamiento interno de empleados y directivos, favorece a la obtención de los resultados que se busca obtener a nivel global. Los aspectos más relevantes del estudio y análisis de la estandarización de prácticas empresariales tienen como objetivo identificar los comportamientos de alta influencia en la obtención de buenos resultados. Por lo anterior, se desea encontrar qué prácticas empresariales se deben estandarizar en las empresas del sector privado, para garantizar buenos ambientes laborales que favorezcan la obtención de resultados altamente satisfactorios para una compañía. Para dar resolución a esta inquietud es necesario identificar en primer lugar cual es el comportamiento típico actual de las organizaciones pertenecientes al sector privado y su impacto en la sociedad, enfocar los análisis a las prácticas empresariales con el fin de concluir cuales son las mejores prácticas aptas para estandarizar, es decir que sin afectar factores externos, estas se puedan aplicar a cualquier tipo de organización, no importa que sean levemente modificadas o mejoradas según sea el caso. 3 Comportamientos típicos de las organizaciones pertenecientes al sector privado En la actualidad se evidencia que el conocimiento científico, los constantes avances tecnológicos y la globalización, son aspectos determinantes para el futuro de una sociedad y especialmente para el desarrollo empresarial, debido a que su impacto y progreso a lo largo del tiempo han dado los lineamientos para el crecimiento y los avances sociales. En este sentido los empresarios y las organizaciones deben estar debidamente preparados para afrontar los constantes cambios y deben desarrollar las capacidades necesarias para adaptarse a estos. Por lo tanto, es indispensable que se generen ciertos niveles de compromisos por parte de las organizaciones al momento de capacitar a los empleados con el fin de garantizar el adecuado desarrollo de sus labores diarias, las empresas deben mantener las herramientas y equipos de trabajo con altos estándares tecnológicos que favorezcan la eficacia y eficiencia de los procesos. Además el trato de las relaciones humanas con los empleados es un aspecto de gran relevancia, teniendo en cuenta que los resultados obtenidos son el reflejo del trabajo en conjunto de los empleados y de su estado anímico al momento de desempeñar sus labores. En consecuencia, los compromisos por parte de los colaboradores van enfocados a la aceptación y adaptación a las decisiones gerenciales, cada trabajador debe mantenerse en disposición de aprender y aportar para el mejoramiento de la empresa basado principalmente en la experiencia. Finalmente los compromisos de mayor importancia deben provenir por parte de los miembros de la sociedad, que en general son el reflejo de la búsqueda de soluciones a problemas comunes de la forma más óptima y eficaz. En este sentido además de generarse un compromiso del empleador hacia el empleado, también se debe generar un compromiso del empleado con la empresa, Troudi y Márquez (2007) manifiestan en su escrito que: El trabajador debe estar identificado con su empresa para que se arraigue en ella y sea capaz de realizar una carrera de muchos años en la que plantee nuevos logros y metas personales ambiciosas. Este ideal está asociado con la posibilidad de mejorar sus ingresos por la vía del salario, los bonos 4 de productividad y la participación en las ganancias, así como también con la factibilidad de participar como propietario mediante la compra de acciones de la empresa donde trabaja (El Troudi y Márquez, 2007, p.11). Evidentemente estos planteamientos tienen como objetivo generar una conexión muy profunda entre el empleado y empleador, altos niveles de lealtad y sentido de pertenecía, condiciones que son muy difícil de romper. En cuanto a la búsqueda de conexión entre empleador y empleado, se ha evidenciado que en la actualidad y durante los últimos diez años, esta idea planeada por Troudi & Márquez (2007), ha tenido algunos cambios negativos y afectaciones que perjudican estas relaciones especialmente en las generaciones más jóvenes, debido a que las empresas en muchos casos no buscan incorporar personal directamente a la compañía, en vez de eso utilizan otros mecanismos de contratación donde el tiempo seguro del contrato es muy corto y la forma de pago a los empleados se diferencia a la de los trabajadores contratados a término indefinido beneficiando jurídica y económicamente a la empresa. A causa de estos evidentes cambios en la forma de contratación de muchas organizaciones, los empleados han ido perdiendo la posibilidad de generar fuertes lazos con las empresas donde laboran y de ahí se desprenden otros temas relacionados con el desempeño laboral, el compromiso empresarial, la lealtad entre otros. El ideal se ha transformado en prepararse de manera constante y trabajar lo justo para la empresa que ofrezca mejores condiciones laborales. Este tema evidentemente debe cambiar y la cultura empresarial de las compañías debe direccionarse con más fuerza hacia el beneficio de los empleados. La cultura empresarial es fundamental en las empresas privadas, siendo que de ahí parten y se establecen los procesos internos de la compañía; el fundamento de cualquier organización es ejecutar ciertas tareas que le permitan la concesión de unos objetivos que pueden ser de beneficio individual o colectivo. En este sentido, varios autores, indica que de la cultura empresarial establecida por los fundadores empresariales “se derivan los valores empresariales, las creencias empresariales y las prácticas empresariales que forman la cultura organizacional. La cultura 5 organizacional, a su vez, es la que moldea y construye la orientación al mercado” (Guerrero, 2006. p. 206). Evidentemente estas afirmaciones se basan en analisis previos de las condiciones laborales y del mercado en general, igualmente proporcionan herramientas de conocimiento que permiten obtener una base para fortalecer las estructuras empresariales y tener una orientación clara. En este sentido es evidente que dentro de cualquier tipo de organización es fundamental que exista una orientación bien clara y establecida en la cual se identifiquen los principales enfoques que benefician la concentración de esfuerzos y trabajo a la consecución de metas comunes. Los componenetes o elementos fundamentales de esta alineación sobre los cuales se crearán los análisis y las tomas de decisiones bajo criterios de rentabilidad y establecimiento de metas a largo plazo; son los clientes, la competencia y la coordinación internacional. Además de tener especial cuidado con los factores nombrados anteriormente, es de gran importancia evitar al máximo errores que se puedan cometer a causa del desvió de los objetivos y los medios para llegar a ellos: El acoso laboral es una condición que se puede presentar en momentos de tensión laboral y cuando se estropean las relaciones de respaldo y apoyo, “Se definen tres tipos de acoso laboral estructural: 1) por reducción de costos laborales, 2) por productividad y gestión de la calidad y 3) por conflicto de derechos” (López, Seco y Ramírez, 2011). En cualquiera de los casos nombrados anteriormente es fundamental generar un apoyo constante al trabajador que sea víctima de estas presiones, por medio de un equipo dedicado exclusivamente al bienestar laboral. La importancia de tratar estos problemas a tiempo es porque de no ser así, pueden llegar a afectar seriamente su conexión con la compañía generando diminución de su compromiso y rendimiento laboral, desinterés total por la compañía, los resultados y su futuro. En este sentido para el control de los casos de acoso laboral es indispensable contar con representantes y comites dentro de la compañía cuya función sea velar por el bienestar interno de los trabajadores evitando, controlando y vigilando de maneja justa e imparcial cualquier caso de acoso que se presente dentro de la empresa, con la finalidad de generar el apoyo necesario y llegar a acuerdos que beneficien el bienestar común de los trabajadores. 6 Otro factor que se debe evitar es la posición de jefes tóxicos que generen mal ambiente laboral. En tal sentido Maestres (2015) manifiesta que “Un jefe tóxico es aquel que maltrata sin razón a sus colaboradores y personas de su entorno íntimo. No se refiere este concepto a quienes, teniendo motivaciones innobles o personales, someten a otros premeditadamente.” En muchas compañías es común encontrar jefes con características y actitudes toxicas que terminan perjudicando el ambiente laboral y especialmente el desempeño laboral de los empleados que tiene a su cargo. Por lo tanto, en casos donde el desempeño y el ambiente laboral de una empresa se están viendo perturbados por la presencia de personas o jefes tóxicos es indispensable tomar medidas de forma rápida y directa, debido a que cuando dentro de una empresa transcurre un tiempo prolongado con presencia de actitudes egoístas y dictadoras por parte de un jefe, el personal en general cambiara de manera drástica su percepción ante el trabajo y los resultados se verán altamente afectados. De igual forma es importante comprender que la manera de evitar tanto jefes como personas toxicas es identificando previamente por medio de pruebas de personalidad las cualidades principales que deben tener los buenos jefes y por ende los buenos trabajadores, “Se han encontrado cinco grandes factores de personalidad que predicen el buen desempeño de una persona en el trabajo: estabilidad emocional, extraversión, apertura a experiencias, amabilidad y responsabilidad” (González, 2011. p. 9). Los análisis correspondientes traen consigo un registro del potencial que tiene cada individuo para desarrollar actividades de forma eficaz y adecuada, en cada uno de los cargos de la compañía. Prácticas empresariales Las diversas prácticas empresariales y comportamientos bases que se han establecido en este trabajo, van direccionadas a que el colaborador debe tener una conexión muy fuerte y sentir un apego tanto emocional como laboral con la empresa, esto debido a que sentirse identificado le 7 genera internamente grandes lazos que le permitirán hacer parte de la compañía por muchos años y ser capaz de trazar durante su permanencia en ella nuevos logros y metas personales que le permitan ir escalando y buscando un mejor bienestar común. La motivación del trabajador en muchos sentidos se asocia al incentivo salarial y bonificaciones extras por buenos resultados. En este sentido, unas de las alternativas es abrir campo y participación dentro de la empresa a los empleados, según Troudi “En la medida en que la empresa privada se abra a un amplio número de propietarios particulares, en la medida en que la propiedad se democratice y popularice, los trabajadores serán más activos, creativos y productivos” (El Troudi y Márquez, 2007). En este sentido la compañía toma la figura de corresponder a todos y el sentido de pertenencia se afianza mucho más cuando cada quien se siente dueño de una parte de la empresa, la meta común será buscar siempre la obtención de mayores ganancias que beneficien a mayor cantidad de personas. Es de igual relevancia identificar que los hábitos sociales y la conducta de los seres humanos está directamente interrelacionados con una cultura. De tal forma los valores pertenecientes o aplicados en una cultura, son las normas de conducta que siguen los individuos de forma que actúen basados en lo que consideren correcto. De esta forma se determina que la práctica empresarial relevante en este punto es incentivar una cultura empresarial compuesta por valores compartidos conocidos por todos los miembros del equipo no solo en teoría, también en práctica y por medio del ejemplo de los líderes, cada miembro del equipo estará en capacidad de identificar la manera adecuada de actuar en determinados casos. Para que esto pueda aplicarse la cultura y fundamento del fundador o de los gerentes de la compañía. De esta forma se evidencia que de los valores del fundador de una compañía se derivan los valores empresariales y el direccionamiento de la compañía, sin embargo hay características de buen trato y buenos valores basados en respeto y trabajo en equipo que debe perdurar sea quien sea el directivo de una compañía. Por otro lado, otro factor importante dentro de las prácticas empresariales, es que se debe buscar la manera de tomar medidas preventivas y correctivas de casos de acoso laboral que se 8 pueda presentar dentro de la compañía ante cualquier tipo de circunstancia, “el acoso laboral está relacionado con el ejercicio del poder, con la constricción de la autonomía y con la estigmatización de los individuos, bien sea por parte de miembros de la jerarquía organizacional o por parte de sus pares en el trabajo” (López, Seco y Rámirez, 2011. p. 311). Este fenómeno se debe manejar adecuadamente para evitar que el problema aumente su magnitud y se salga de las manos de los directivos. Las recomendaciones establecidas para evitar el abuso y acoso laboral son: 1. Promover espacios de reunión Jefe- Empleado de forma formal e informal. 2. Dar espacios suficientes para presentar las nuevas ideas o proyectos, respetando los diferentes puntos de vista. 3. El espacio laboral es abierto a sugerencias e inconformidades, todos tendrán derecho de expresar lo que sienten a quien consideren necesario, sin caer en el círculo del chisme. Siempre evitando mal entendidos. 4. Incentivar los resultados de los colaboradores felicitándolos en público por sus éxitos y corrigiendo sus errores en privado. 5. Asignar tarea dentro de tiempos razonables y justificados según sea la función. 6. Utilizar un tono de voz y lenguaje respetuoso con cada uno de los miembros de la organización. Por otra parte la capacitación constante en temas relacionados con el ejercicio de su profesión y participación de la empresa, tanto colaboradores como líderes directivos es fundamental para establecer como práctica empresarial estándar en todas las organizaciones de orden privado, ya que los beneficios que esto trae son bastantes para la empresa y el cumplimiento de las metas propuestas. 9 De esta forma se establece que las distintas capacidades en los líderes de la organización, promueven el liderazgo efectivo en la empresa y evitan la tiranía. “El liderazgo es un compromiso. El líder guía, orienta, dirige, no subestima ni subordina. Además, reconoce que todos pueden ser líderes en diferentes situaciones” (Gonzalez, 2011. p. 10). El líder es una figura indispensable en cualquier organización, sin embargo él es consiente que su trabajo es desinteresado y siempre enfocado al mejoramiento continuo y desarrollo de su equipo de trabajo. Por lo tanto el líder tiene una capacidad de comunicación efectiva muy desarrollada; esta práctica se debe promover al máximo considerando que la comunicación eficaz es la mejor herramienta que tiene un buen líder, por medio de ella se promueven las relaciones humanas, se disminuye los malentendidos y se direcciona correctamente a los seguidores del líder para dar cumplimiento a los objetivos que se desean alcanzar. De igual forma el líder se ocupa del cambio, visualizando el futuro y fijando la orientación del grupo. El verdadero líder reconoce que todos pueden ser líderes en diferentes situaciones. Para formar equipos de alto desempeño, un líder se apoya en cuatro fundamentos según (Gonzalez, 2011): 1. Visión: pensar en grande y con originalidad. 2. Realidad: tener sueños realizables, no ilusiones. 3. Ética: prestar un servicio eficaz y digno. 4. Valor: proceder con iniciativa En este sentido se evidencia que la estandarización de las practicas que favorecen el cumplimiento de las metas de la empresa es fundamental para que dentro de las organizaciones de orden privado se optimicen tiempos y resultados. Es evidente que estas prácticas pueden ser modificadas según sea el caso de tipo de empresa u orientación de los directivos, pero la esencia y fundamento de las mismas siempre va a estar direccionado por el mismo camino. 10 Conclusiones Dentro de cualquier tipo de compañía las prácticas empresariales son herramientas fundamentales para su desarrollo y constantes avances, los resultados de la empresa se ven altamente afectados por aspectos relacionados con la cultura y actitudes laborales, por tal razón es de gran importancia analizar y estandarizar ciertos aspectos de mayor relevancia que pueden beneficiar o perjudicar los resultados definitivos del ejercicio comercial. Con la finalidad de desarrollar y fortalecer adecuadamente la cultura empresarial se deben generar una serie de compromisos por parte de las organizaciones y por parte de los empleados con los cuales se afiancen las relaciones. Por parte del empleador los principales compromisos son brindar apoyo al empleado, capacitaciones constantes y una muy buena gestión del departamento de recursos humanos para sentir un buen respaldo dentro de la compañía. Por otra parte los empleados al recibir beneficios y estabilidad laboral se comprometen con la empresa a generar fuertes lazos de lealtad y productividad. En todo caso es indispensable tener claridad de que dentro de cualquier tipo de organización es fundamental que exista una orientación bien clara y establecida en la cual se identifiquen los principales enfoques que benefician la concentración de esfuerzos y trabajo a la consecución de metas comunes, en este sentido las compañías deben enfocar sus esfuerzos a fortalecer la cultura empresarial y los lazos con los empleados. Una de las formas que se plantean para que esto ocurra es generando mayor actividad, creatividad y productividad con mecanismos de democratización y popularización de los activos empresariales, esto quiere decir que hacer partícipes de las ganancias a los empleados es posible generar incentivos económicos y el colaborador se sentirá mucho más identificado con la empresa. Igualmente el fortalecimiento de los valores empresariales que comienzan con el ejemplo de los jefes, es fundamental manejarlo y fortalecerlo adecuadamente. Debido al alto reporte de jefes tóxicos en la actualidad, los cuales no actúan como verdaderos líderes y en vez de eso actúan aplicando acoso y presión laboral, es de gran importancia identificar estos casos y manejarlos internamente de la forma adecuada. 11 Referencias De la Vega , O. (2005). Las practicas de "doble rol" en los gobiernos corporativos de empresas. Cuadernos de difusión. El Troudi, H., y Márquez, T. (2007). Pueden convivir el socialismo del siglo xxi y la empresa privada? Debates IESA. Gerrero, V. S. (2006). Modelo explicativo de una empresa familiar que relaciona valores del fundador, cultura organizacional y orientación al mercado. Pensamiento & Gestión. Gonzalez Mármol, A. (2011). Cómo forma un líder equipos de alto desempeño? Debates IESA. Lazala, M. (2009). Empresas y derechos humanos: aún queda mucho por hacer. Debates IESA. López Pino, C. M., Seco Martin, E., & Ramiréz Camacho, D. (2011). 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