1 INFLUENCIAS DE LA TRAZABILIDAD EN LAS OPERACIONES DE CARGA TERRESTRES EN UN OPERADOR LOGISTICO 3PL EN COLOMBIA. Artículo elaborado por: LADY LAURA CORRALES CASTILLO COD. 9500713 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERIA DIRECCIÓN DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA LOGISTICA INTEGRAL BOGOTÁ D. C 2016 2 Abstract Logistics operation in companies is very demanding in resources and coordination of different actors make it possible for the product or service is delivered on time, in the place and in the right conditions as Least Cost possible. One of the most important challenges facing logistics operators is to incorporate technological innovation in logistics Strategy, as a competitive advantage for obtaining f Excellence Throughout the value chain, involving all areas of the Company. Making Process Logistics of a differentiated manner using resources and technologies that add value to the contradictory Possible Least Cost is one of the pillars to be developed in terms of innovation. Keywords Supply chain, logistics process, costs, technologies. Resumen— La operación logística en las empresas es altamente demandante en recursos y coordinación de diferentes actores que hacen posible que el producto o servicio ofrecido se entregue en el tiempo, en el lugar y en las condiciones correctas al menor costo posible. Uno de los grandes retos que tienen los operadores logísticos es incorporar la innovación tecnológica en la estrategia logística, como ventaja competitiva para la obtención de la excelencia a lo largo de la cadena de valor, involucrando a todas las áreas de la compañía. Hacer el proceso logístico de una forma diferenciada utilizando recursos y tecnologías que agreguen valor a las partes al menor costo posible es uno de los pilares que se deben desarrollar en términos de innovación. Palabras clave: Cadena de valor, proceso logístico, costos, tecnologías. INTRODUCCIÓN El presente artículo presenta un análisis de la influencia de la trazabilidad en un operador logístico 3PL, con 13 años de trayectoria en el mercado Colombiano, que ofrece servicios de “Apoyo Logístico a la medida de su organización”. Esta metodología garantiza brindar eficiencia en recursos y efectividad en las operaciones, ya que sus mejores prácticas están orientadas a la optimización de los procesos de logística que no hacen parte del Core Business de sus compañías aliadas (clientes), pero que son necesarias para el óptimo desarrollo de las compañías. Es preciso mencionar el origen de los Operadores Logísticos 3PL y 4PL. “Los Operadores Logísticos, tienen dos orígenes fundamentales: Las almacenadoras de mercancías y las empresas de transporte de carga por carretera, que han descubierto un nicho de mercado en esta actividad. Las compañías de Outsourcing u operador logístico, se definen como una unidad especializada, capaz de intervenir con eficiencia en las actividades y servicios logísticos, permitiendo a las empresas del sector real de la economía dedicarse a su actividad básica”. [1] Como 3PL puede entenderse “third party logistics, estas son empresas que prestan servicios de logística externos y se caracterizan por buscar soluciones logísticas con el fin de optimizar los recursos disponibles. Podemos considerar en este grupo de operadores 2PL que han evolucionado, que logran llevar funciones logísticas de rastreo y almacenamiento, cuentan inclusive con algunos INFLUENCIAS DE LA TRAZABILIDAD EN LAS OPERACIONES DE CARGA TERRESTRES EN UN OPERADOR LOGÍSTICO 3PL EN COLOMBIA INFLUENCES OF TRACKING OPERATIONS IN A LAND CHARGE IN COLOMBIA 3PL LOGISTICS OPERATOR Lady Laura Corrales Corrales Universidad Militar Nueva Granada, U9500713@unimilitar.edu.co Especialización en Gerencia de Logística integral, Facultad de ingenieras, Bogotá D.C. 3 centros de distribución y pequeñas flotillas de transporte y tienen la posibilidad de tercerizar”. [2] Durante las décadas de 1980, las empresas empezaron a buscar la especialización de sus negocios, impulsadas por el ambiente globalizador de los mercados internacionales, el cual les exigía una mayor agilidad y rapidez en sus transacciones. Esto motiva a los empresarios de la Logística, y en general de los negocios internacionales, al uso de las tecnologías de información con el fin de controlar la cadena de suministro de sus productos, manejar la información de ésta en tiempo real y medir su nivel de eficiencia logística. [3] Las Tecnologías de la Información están revolucionando a la sociedad, introduciendo profundos cambios en la forma en que se establecen las relaciones de tipo económico, empresarial y en la manera en que se están haciendo las relaciones con socios de negocio. Esta dinámica, ha trascendido en el campo de la operación logística de las empresas y se ha convertido en una necesidad inmediata. La trazabilidad de las operaciones del transporte de carga por carretera, se puede establecer como “El sistema de controles físicos y virtuales para las empresas transportadoras, que les permite establecer puestos de control virtuales y administrar los físicos en ruta, controlar el cargue y descargue de mercancías, canalizar los reportes generados en los recorridos y facilita la administración de información general a través de un sistema central de comunicaciones disponible las 24 horas del día y los 7 días a la semana”. [4] Actualmente en Colombia, para realizar la trazabilidad de las operaciones de transporte de carga por carretera de los vehículos de servicio público de carga, se utilizan las modalidades virtuales a través de GPS, Radio Frecuency Identification – RFID, llamada telefónica y físicas, como el paso por un puesto de control sobre la vía entre la ruta seleccionada. En Colombia, existen empresas dedicadas a la prestación de estos servicios de trazabilidad y seguimiento vehicular en donde les permiten acceder a un sistema de información, en donde se podrá consultar la trazabilidad de un vehículo. Sin importar el medio utilizado para generar un reporte que indique y muestre la trazabilidad de un vehículo en una ruta, esta quedará consignada en un sistema de información que utiice un operador logístico, en donde consolidará toda la información. Al contar con trazabilidad, conectividad y visibilidad de la información que le permita a los operadores logísticos, reaccionar con mayor velocidad y precisión ante los eventos que se puedan presentar en la movilización y transporte de mercancías de un lugar a otro, permitirá llevar los servicios de logística a ser más eficientes y a mejorar el nivel de servicio con los clientes. Las empresas que buscan ser competitivas en mercados locales e internacionales requieren que su logística esté soportada por una infraestructura adecuada, robusta y altamente tecnificada que garantice el flujo eficiente de productos entre los diferentes nodos de la cadena. [5] Uno de los beneficios que se pueden destacar al hacer uso de un operador logístico, es el acceso a tecnología: un operador logístico desarrolla un gran volumen de operaciones, lo cual le permite el manejo de tecnologías avanzadas que para empresas de menor tamaño no son accesibles. La trazabilidad de las operaciones terrestres es decisiva en las relaciones comerciales y de operación de los operadores logísticos con sus clientes, ya que una demora en la entrega de la mercancía, puede ocasionar que una planta de producción no tenga material prima para producir, o que una venta del cliente del operador se cancele, o que por falta de trazabilidad y seguimiento de un vehículo, este sea asaltado por la piratería terrestre o sufra un siniestro en carretera que ocasiones pérdidas de la mercancía, entre otros aspectos que se pueden evidenciar y que serán tratados en detalle. En el siguiente esquema se analizarán las alteraciones y afectaciones, a las que se ven enfrentados los operadores logísticos por la falta de seguimiento y trazabilidad a los vehículos: 1. Riesgos derivados por la prestación del servicio No realizar seguimiento sin generar trazabilidad en un sistema de información, por dónde transita un vehículo con mercancía, durante el recorrido de éste, de punto a punto, puede traer consigo los siguientes riesgos: 1.1. Riesgo económico por pérdida de la mercancía: Es una situación de bastante riesgo que está presente en el transporte de carga por carretera ocasionada por la falta de seguimiento y trazabilidad que trae como consecuencia, la afectación económica para el operador logístico. Ante esta situación, los operadores logísticos que cuenta con habilitación como empresa de transporte, tienen por obligación ya que es un requisito establecido por el ente regulador, contar con una póliza de mercancías en caso de ocurrencia de un siniestro. [6] 1.2. Perdida del vehículo cuando estos son propios. Esto trae consigo que el operador logístico pierda el vehículo al no efectuar el respectivo seguimiento 4 vehicular y consignar la trazabilidad en un sistema de información. 1.3. Terminación de la relación comercial. Las relaciones económicas también se dan entre el cliente del operador logístico y de este con su cliente; cuando no se le informa la ubicación en tiempo real del tránsito y paso del vehículo por los puntos del recorrido con su mercancía, puede ocasionarle que pierda ventas que pueden ser muy significativas y como consecuencia, el cliente del operador logístico podrá dar por terminada la relación comercial. 1.4. Incumplimiento en la llegada al cargue y descargue. La falta de trazabilidad también puede generar que los vehículos no se reporten justo a tiempo de acuerdo a la fecha y hora pactada con el cliente del operador logístico, tanto para la recogida de una mercancía, como para la entrega de la misma. 1.5. Disminuir el impacto de las pólizas. Producto de los riesgos y variables mencionadas anteriormente, puede traer como consecuencia que se daban afectar las pólizas para responder por las fallas en la trazabilidad de los vehículos, así mismo, una alta afectación de las pólizas, también puede traer como consecuencia que la compañía de seguros decida dar por terminado el contrato de seguros por una alta siniestralidad o en su defecto incrementar el valor de la prima mensual. 2. Tecnología utilizada La tecnología juega un papel muy importante por cuanto facilita el seguimiento, genera trazabilidad de todo el recorrido que realiza un vehículo desde su lugar de origen hasta el destino, y por ende, permite generar una interacción muy dinámica con el cliente del operador logístico Según “Muchas empresas han descubierto que pueden reducir de forma significativa sus costes mediante la potenciación de sus sistemas de gestión de almacén y transporte, y la utilización de códigos de barras, sistemas de picking avanzados e incluso tecnologías de identificación por radio frecuencia (RFID). Otras empresas han reducido sus existencias y han mejorado el servicio al cliente de forma espectacular a través de la utilización de avanzados sistemas de planificación y programación. [7] Las tecnologías más usadas para el seguimiento vehicular son las siguientes, incluyendo procedimientos: 2.1. GPS El Sistema de Posicionamiento Global (GPS) es un servicio propiedad de los EE.UU. que proporciona a los usuarios información sobre posicionamiento, navegación y cronometría. Este sistema está constituido por tres segmentos: el segmento espacial, el segmento de control y el segmento del usuario. La Fuerza Aérea de los Estados Unidos desarrolla, mantiene y opera los segmentos espacial y de control. [8] 2.2. RFID Las tarjetas RFID contienen un chip y una antena que emiten una señal, usando energía proveniente de un lector de frecuencia de radio, el cual contiene información acerca del contendor o de cada artículo en su interior. Las tarjetas RFID varían ampliamente en cuanto a memoria, frecuencia, fuente de poder y costo. La implementación requiere inversiones en tecnología de la información y apoyo proveniente de los consultores y de los ingenieros en sistemas. [9] 2.3. Llamada telefónica. Es una actividad que realizan los operadores logísticos, en donde prima el factor humano, y que es susceptible de errores de digitación, el registro de la información se puede evidenciar como se muestra en la figura 3. I. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Para el desarrollo y construcción de este artículo, se utilizó una investigación documental soportado en documentos que permitieron recolectar información sobre el caso de objeto de estudio, así mismo, se tuvo en cuenta el entorno de compañías logísticas, estudiando para tal fin, el caso en particular del operador logístico. La investigación propuesta se basa en los operadores logísticos que tienen dentro de sus actividades, la prestación de operaciones terrestres de carga por carretera en vehículos propios o tercerizados, y cuando estos operadores no se soportan en herramientas tecnológicas para la trazabilidad y seguimiento de los vehículos, se ven expuestos a situaciones que van a alterar las relaciones con los clientes y afectar el flujo de caja de los operadores logísticos. Para este análisis se realiza la siguiente Segmentación de clientes: CLIENTES DISTRIBUCION NACIONAL OPERACIÓN DE IMPORTACION OPERACIÓN DE EXPORTACION DISTRIBUCION URBANA Es importante aclarar que los operadores logísticos 3PL manejan diferentes servicios, por lo cual se realizó segmentación a los clientes solo de carga masiva, terrestre a nivel nacional. 5 II. RESULTADOS Y ANALISIS Los hallazgos fueron determinados utilizando encuestas a clientes de los operadores logísticos considerados generadores de carga, estos resultados fueron tabulados para dimensionar el impacto y la influencia de la trazabilidad de los vehículos. La siguiente encuesta se realizó en el mes de mayo de 2016, al total de 436 viajes de las operaciones de servicios nacionales, de importaciones, exportaciones y distribución urbana, con el objetivo de verificar qué operaciones presentan novedad en demoras en las recogidas y entregas de la mercancía. La empresa tiene actualmente 50 clientes a los cuales le presta el servicio de transporte de carga terrestre, para este ejercicio se tomó una muestra del 30% de los clientes de esta línea (15 clientes), los resultados fueron los siguientes: Tabla 1. Encuesta de nivel de servicio TOTAL DE SERVICIOS REALIZADOS AL MES Número de vehículos con demoras en recogidas 97 Número de vehículos con demoras en entregas 79 Número de vehículos son novedad 260 Total de servicios en el mes 436 Fuente: Elaboración propia, Mayo de 2016 Todos estos datos fueron tomados del sistema, los cuales son ingresados por el personal de servicio al cliente, debido a que se encargan de ingresar los pedidos de los clientes desde inicio (recogida) hasta el final de las entregas, para así ser monitoreados con tecnología GPS, minuto a minuto. Figura 1. Porcentaje de incumplimiento en recogidas y entregas. Fuente: Elaboración propia 2016 A través del uso de la tecnología GPS, se puede establecer la ubicación en línea y en tiempo real, de un vehículo durante todo el recorrido y dentro de la zona de cobertura, como se muestra en la figura 2. Figura 2. Ubicación a través de dispositivo GPS Acutalmente este operador logistico exige a sus proveedores de transporte fidelizados (Transportadores) tener GPS en sus vehiuclos, aunque algunos no cuentan con este requisito, casi la totalidad de la flota lo tienen. Tabla 2. Flota Fidelizada con GPS TURBOS 92% SENCILLO 76% MINIMULAS 88% TRACTOMULA 93% TIPO DE VEHICULOS % DE VEHICULOS CON GPS FLOTA FIDELIZADA Fuente: Elaboración propia 2016 Figura 3. % De flota fidelizada según tipo de vehículo con GPS. Fuente: Elaboración propia 2016 En las actividades de seguimiento y trazabilidad, cuando estas se realizan mediante llamada telefónica, en donde prima el factor humano y que es susceptible de errores de digitación, el registro de la información se realiza de la siguiente manera, como se muestra en la figura 3. Figura 3. Registro realizado por un usuario. Fuente: Operador logístico – confidencial. El operador cuenta con un departamento de tráfico y seguridad que funciona 24/7 los 365 días del año, el cual tiene como función principal verificar la veracidad de la ubicación del conductor y del vehículo por medio de una llamada telefónica constatando la ubicación del GPS con la información dada por el conductor. 2.4. Puestos físicos de control vehicular Un puesto físico es un servicio consistente en registrar, validar, almacenar y transmitir el paso de un vehículo, mediante el reporte físico en una red 6 de puestos de control ubicada en los principales corredores viales del país, controlando la trazabilidad y posibles retrasos de los vehículos. El operador trabaja actualmente de la mano con este proveedor para que sus conductores (fidelizados y esporádicos) hagan la parada en los puestos de control autorizados en su ruta. Esto con el fin de garantizar la seguridad de la carga. Figura 4. Cobertura puestos de control ruta Bogotá – Buenaventura. Destino seguro. Fuente: http://www.destinoseguro.net/nuevositio/content/cobertura CONCLUSIONES Como resultado de esta investigación, se puede determinar que la trazabilidad juega un papel fundamental en el proceso de transporte de carga terrestre, donde es crucial que los operadores logísticos 3PL cuenten con tecnología de punta para poder satisfacer las necesidades actuales de los generadores de carga que cada día son más exigentes, al momento de selección un proveedor integral en logística, es por esto que, los operadores logísticos deben contar con un departamento de tráfico encargado de velar por la trazabilidad, seguimiento y seguridad de los vehículos en tránsito, por las diferentes rutas, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, apoyándose para ello en los medios virtuales como GPS, RFID, llamada telefónica, puestos de control físicos, de tal manera que garantice la integridad de la carga. Es importante destacar el impacto que tiene la no utilización de la trazabilidad en las operaciones logísticas terrestres a nivel nacional, corriendo riesgos tan altos como parar la producción de una compañía en caso de un sinestro, saqueo y pérdida de la mercancía. Para minimizar este impacto los operadores logísticos Colombianos están entrando en una era tecnológica muy retadora, ya que cada día hay más tendencia de que las compañías entreguen sus operaciones logísticas a operadores para dedicarse al core business de su negocio, la Logistica es un proceso fundamental para las empresas, pero no es la razón de ser de las organizaciones. 7 [ III. REFERENCIAS [1] A. Castellanos Ramirez, Logistica Comercial Internacional, Barranquilla: Ecoe Ediciones, 2015. [2] L. A. Mora, «Fundación de Estudios Superiores,» 2008. [En línea]. Available: http://www.fesc.edu.co/portal/archivos/e_libros/logistica/gestion_logi stica.pdf. [3] R. E. Slone, J. P. Dittmann y J. T. Mentzer, Transformando la cadena de suministro, Barcelona: Profit, 2011. [4] M. d. Transporte, Decreto 173 de 2001, 2001. [5] E. Unidos, « Oficina de Coordinación Nacional de Posicionamiento, Navegación, y Cronometría por Satélite,» 2016. [En línea]. Available: http://www.gps.gov/systems/gps/spanish.php. [6] P. F. Johnson , M. R. Leenders y A. E. Flynn, de Administracion de compras y abastecimientos, Mexico, Mc Graw Hill, 2012. [7] R. A. Castellanos, Logística Comercial Internacional, Barranquilla, Atlántico: Ecoe Ediciones, 2015. [8] C. C. S.A.S, 2016. [En línea]. Available: http://www.cargacontrol.com.co/servicios/sigueme.html. [9] I. E. N. d. L. R. N. 2. DNP, «Imétrica,» 2015. [En línea]. Available: http://imetrica.blogspot.com.co/2015/09/descarga-documento-enl- 2015-colombia-es.html. [10][ Rodríguez, C, (2013), Análisis del transporte de carga en Colombia, para crear estrategias que permitan alcanzar estándares de competitividad e infraestructura internacional, tesis de grado, facultad de administración, universidad del rosario, Bogotá, Colombia.