COMPRAS, UN DESAFIO PARA LAS COMPAÑIAS Línea de investigación: Estudios contemporáneos en gestión y organizaciones - Finanzas OSCAR FABIAN BURGOS LEON Ensayo de grado para obtener el título de Especialista en Alta Gerencia Directora: PATRICIA CARREÑO MORENO Magister UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA CAJICÁ 2016 2 COMPRAS, UN DESAFIO PARA LAS COMPAÑIAS “Los obstáculos son las cosas más espantosas que ves cuando apartas los ojos de las metas” Henry Ford INTRODUCCIÓN La era tecnológica ha hecho que las compras que realizan las organizaciones sea más fáciles de lograr, sin embargo estas no puede aplicarse a todas las industrias, por este motivo en muchas empresas el departamento de compras se ha visto como un área clave para el desarrollo de la organización, no solo por su gestión en reducir costos o logra con un mismo presupuesto mayores o mejores compras, sino porque crean un vínculo con los proveedores los cuales se convierten en aliados estratégicos para un buen funcionamiento de las operaciones de la compañía. El departamento de compras es una área importante en la cadena de suministro por esta razón en las industrias se vuelven en una pieza importante con los inventarios que afecta a su vez a las finanzas, Ruiz, A de la universidad Nacional lo explica de la siguiente manera: En la dinámica actual de la industria y de las cadenas de suministro, la gestión de los inventarios ha pasado a ser un factor crítico de éxito, dado su notable impacto en las finanzas corporativas por el nivel de capital de trabajo que involucran y también por su incidencia en el servicio oportuno al consumidor. Cada día es más importante tener el inventario justo que permita servir las necesidades de los clientes sin aumentar demasiado la inversión requerida Ruiz, A. J., Ablanedo, J. H., & Ayala Cruz, J. (2012). En Colombia algunas universidades han realizado estudios de la importancia que tienen los departamentos de compras, del cómo están estructurados como se puede leer en un estudio realizado por la universidad católica de Risaralda a la 3 industria metalmecánica de dos quebradas y Pereira, donde su conclusiones afirman que: “la definición de un patrón en el cual se observe una adecuada área de compras se plasmaran las características a fines con los modelos aplicados por estas empresas.”(p.92) ellos realizaron análisis a empresas como ABB, Buscar y Magnetron. En el momento de creación de una empresa, el área de compras, no es muy tenida en cuenta por lo que las funciones propias, de esta dependencia son repartidas en todas la áreas de la organización, en un inicio es viable, teniendo en cuenta que el volumen de compras no es mayor, pero a medida que esta va creciendo empieza a existir la necesidad que un área o departamento que se encargue exclusivamente de estas funciones. Lo anterior permite generar el siguiente interrogante para algunos directivos y es: ¿Cuál es el mejor sistema de compras para la empresa, Centralizado o descentralizado? Frente a este tema se plantea la siguiente estructura de este documento en el cual se van a analizar los siguientes aspectos: un primer contexto lo histórico, conceptos centralización y descentralización y conocer cuáles son las funciones del departamento de compras y así poder concluir y reflexionar cual sería el mejor sistema Compras, Huellas notable en la historia. Antes de entrar en este asunto, es conveniente conocer un poco de historia, el acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad. Las compras son casi tan antiguas como las historia del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenecía ajena. La compra ha sido siendo básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de su progreso o riqueza personal como parte de las funciones ya organizadas en grupo. 4 Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de que la rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso frágil, deben tener materiales al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales será continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción. La calidad de los materiales debe ser adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente para el proceso y el equipo utilizados. (Mercado, 2006, p. 14) La historia nos demuestra que la humanidad a medida que va creciendo, va evolucionado y esto genera que existan también crisis que han ayudado a que este departamento crezca y tenga mayor robustez. Al principio de la década de 1970, las organizaciones se enfrentaron a dos problemas muy fastidiosos: la escasez internacional de casi todas las materias primas básicas necesarias para apoyar las operaciones y una tasa de incrementos de precios muy superior a la normal desde el final de la Segunda Guerra Mundial. El embargo petrolero en Medio Oriente durante el verano de 1973 intensificó tanto la escasez como la escalada de precios. Estos acontecimientos ocasionaron que el foco de atención se concentrara en la oferta, dado que las tácticas usadas para obtener los artículos necesarios a partir de los proveedores a precios realistas marcaban la diferencia entre el éxito y el fracaso. Esta situación puso de relieve una vez más el papel fundamental que desempeña el suministro y los proveedores. A medida que transcurrió la década de 1990, se hizo evidente que las organizaciones deberían tener una función de suministro eficiente y efectivo si querían competir con éxito en el ámbito de los mercados globales. La primera parte del siglo xxi ha traído consigo nuevos desafíos en las áreas de sostenibilidad, de seguridad en la cadena de suministro y de administración del riesgo. (Fraser, P. 2012, p. 3) Si vamos a la realidad, las compras pueden ser un proceso básico para una empresa pequeña, mediana o grande, y siempre existirán intereses especiales en las negociaciones que realizan entre comprador y un vendedor al poner sus intereses en la mesa, pero esto no significa que sea solo una acción de comprar sino que también se tenga que buscar estratégicas y técnicas para desarrollarlas. 5 Algunas empresas y su directivos piensan que la gestión de compras no incurre mucho en las compañías pero llega el momento, en que se convierte en una de las piezas fundamentales para que muchas empresas logren un óptimo desarrollo, Luis Miguel, Director del área de materiales en la empresa de grupo INI, comenta al respecto en su artículo “Marketing de compras y evaluación 4444 de proveedores y acopios” publicado en la red el día 1° de Marzo de 2011. La importancia de la funciones de compras es absoluta, ya que cualquier ahorro que se consiga al efectuar las compras de suministros para la organización empresarial, tiene un efecto amplificador en la tasa de rentabilidad sobre la inversión, además de la rapidez en la respuesta, que supera cualquiera otra reducción de costos obtenida por cambios adecuados en los recursos de la empresa. (Heredia, 2013). El departamento de compras pieza clave para la compañía. Teniendo en cuenta a muchos autores y según la historia el departamento de compras es una pieza clave para las organizaciones, vemos que este departamento se ha vuelto un punto crucial de gran discusión en las compras y esto es gracias a que para muchos directivos han visto la importancia que puede tener este departamento. Toda organización necesita proveedores; ninguna puede existir sin ellos. Por tanto, el enfoque de la organización para con los proveedores, sus procesos y políticas de adquisición, así como sus relaciones con ellos tendrán un efecto no sólo sobre el desempeño de los proveedores, sino también sobre el de la organización. Ninguna entidad puede alcanzar el éxito sin el apoyo de su base de proveedores, tanto a nivel operacional como estratégico, y tanto a corto como a largo plazos. La administración del suministro se concentra en el proceso de adquisición y para ello debe estudiar los contextos de la cadena de suministro y de la organización. Se otorga importancia especial a la toma de decisiones que alinea a la red de proveedores y al proceso de adquisiciones con las metas y estrategias organizacionales y que asegura un valor tanto a corto como a largo plazos de los fondos que se gasten. (Fraser, P. 2012, p 2) 6 No contrario a lo que Fraser no dice veos que en el siglo 21, las compras comienzan a considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sin importar el tipo de industria, comercio o servicio que presten, para alcanzar este nivel las empresas en este siglo, deben contar con una estructura organizacional y con un departamento de compras donde todas estas funciones recaigan, el principal objetivo de los departamento de compras es el de adquirir las materias primas, materiales de empaque y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes y/o servicios a que se dedica, o productos terminados para realizar su venta o brindar los servicios adecuados y aunque estos son importantes, existen otros productos que no van a costo, sino al gasto pero que ayudan de una forma indirecta a que estos productos se muestren como son el material promocional, los mismos eventos y congresos, stand, shop display etcétera; y para buscar este objetivo pondrán en juego varios elementos y por no decir todos los necesarios que le permitan conseguirlo (Selección de proveedores, listas de información, fuertes acuerdos con los proveedores y negociaciones gana y gana). Mecinas nos muestra también un punto de vista económico, en el libro Compras: un enfoque estratégico donde afirma: El departamento de compras tiene la responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los recursos monetarios de la empresa; en esencia, es responsable de obtener la mejor calidad el mejor precio las mejores condiciones de entrega pago, así como de los servicios de posventa, para lograr el objetivo mencionado. (Mecinas, 2007, p. 4) Esto nos indica que este departamento tiene incidencia en los resultados de muchos otros departamentos que no solo son las áreas de producción que son los clientes internos principales, sino también otras áreas como las financieras. Adicional a esto el departamento de compras debe realizar un aporte muy grande e importante a la productividad, comercialización y/o servicios, esto dependerá del caso de cada una de las empresas , y todo esto lo debe realizar por intermedio de las negociaciones que se hagan con las mejores técnicas para lograr un fin que para muchos debe ser un gana y gana; todos los ahorro que se logren en el costo de la mercancía, materias 7 primas, servicios adquiridos, y ayuden a mejorar la posición competitiva de la empresa, ejemplo con precios más bajos en la adquisición, términos de pagos mayores a los de cartera, servicios de valor agregado como cronogramas de mantenimiento y apoyo tecnológico, entre otros, lograran indudablemente, beneficios importantes para la mismas. Según Mecinas (2007) “El enfoque mercadológico que el departamento de compras aplique con sus proveedores es vital, por ejemplo en el material publicitario y promoción los proveedores de la empresa deben participar con publicidad compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros” (p.4); este tipo de estrategia ayuda mucho ya que con estos aliados estratégicos se puede llegar a acuerdos, logrando que los proveedores encuentren motivaciones y se sientas uno con la empresa y de esta esta forma ayuden a que la imagen de la empresa llegue a otros lugares y otras compañías; otros enfoques que el autor nos menciona son “los canales de distribución(exclusividad); crear envases o empaques(diseño) muy propios para la empresa compradora, así como investigación de mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o servicios a nuevos mercados”(p. 4). Todo esto ayuda al comprador no solo realizar negociaciones efectivas y tener aliados estratégicos, sino que ayuda a que los mismos proveedores crean un sentido de pertenecía por la empresa, esto logrando que den prioridad y el mejor soporte ante las urgencias y den soluciones efectivas para los inconvenientes que se puedan presentar, no estamos diciendo que se busque una exclusividad. De igual manera, este autor, platea que si el departamento de compras ahorra “X” cantidad, por mínima que sea en los pagos a proveedores, esto repercuta directamente en el último renglón de los estados de resultados, aumentando utilidades antes de pago de impuestos. Si realiza un recuento en cómo ha sido la historia y la importancia que puede tener un departamento de compras en una organización, independiente del sector se puede convertir en una pieza clave y fundamental, esto debido a que siempre asegura 8 una fuente constante de materiales o servicios, ayudando a reducir costos, y que influye directamente en el incremento o decremento de las utilidades de la organización, puede asegurar el funcionamiento global de la empresa entre otros aportes. Centralización / Descentralización; que decisión tomar. Algo que se puede volver muy complejo para toda empresa es como estructurar u organizar el departamento de compras, y aunque esto dependería de las magnitudes de la empresa, debe tenerse siempre claro cuáles son las tareas y funciones que se espera tenga este departamento que tipo de compras debe abarcar y de qué forma debe contribuir a los objetivos de la empresa, y si continuamos pueden existir diferentes variables al tomar esta decisión. Para empezar conozcamos, como en Colombia se clasifican las empresas para poder entender el impacto y la influencia de las compras, según la LEY 590 DE 2000 "Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa" en el artículo 2. Para todos los efectos, se entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a los siguientes parámetros: Mediana Empresa: Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) y quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Pequeña Empresa: Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.001) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Microempresa: Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores, Activos totales por valor inferior a quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales legales vigentes. LEY 590 DE 2000 9 En una microempresa o pequeña es de entender que el volumen de compras es mínimo y en muchas oportunidades poco heterogéneo por lo que las compañías suelen delegar estas funciones ya sea a un persona con un auxiliar o las distribuya en los asistente de las áreas que existan en la empresa o en la asistente de gerencia general donde recaerán todas las funciones, adicional a trabajos complementarios; por esto se ven que todo es muy centralizado ya que no genera problemas y se puede trabajar de esta manera. En una empresa mediana, las compras que se realizan pueden ser más complejas, por lo que la estructura debe ser diferente y con personal más capacitado y, en algunos casos, dependiendo del tipo de organización con un grado de especialización; en este tipo de empresas podemos trabajar con un sistema centralizado o descentralizado. Puede sonar un poco irónico, pero el hecho que para la empresa mediana el perfil del departamento de compras sea con personal muy capacitado, no se debe descartar que en una micro o pequeña empresa también requiera este tipo de personal, ya como lo hemos descrito antes si se tiene en cuenta que la competencia exige permanentes actualizaciones para estar acorde con los progresos de la globalización requerimos contar este este tipo de perfil para estar a la vanguardia sin importar el tamaño de la empresa Ahora bien, en una empresa grande donde la funciones de compras es mucho más compleja, más amplia y en algunos casos especializada, la organización y estructura de este departamento tiene que ser muy definida con funciones y tareas claras, adicional se debe contar con políticas, procedimiento, KPIs etcétera y dependiendo de su naturaleza y como funcione la empresa se debe alinear con los objetivos corporativos, y esta se puede estructurar de una forma centralizada o descentralizada. 10 Sin embargo no es un misterio que para muchos directivos, socios, propietarios o dueños estructurar el departamento de compras dependa de ellos, es más si analizamos el tipo de empresa como lo realizamos anteriormente podemos encontrar: Muchas microempresas las cuales están iniciado o que ya tiene una pequeña trayectoria que no significa que no tienen muchas experiencias, no ven el departamento de compras algo tan urgente y se apoyan en la experiencia e intuición de sus dueños o de sus socios, otras buscan apoyarse en empresas ya especializadas en las compras para delegar estas funciones y así ellos centrar sus esfuerzos en la misión de la empresa, pero existen otras micro en las que podemos observar que ya poseen una estructura fuerte y esto es debido a la complejidad y funcionalidad que posee la organización, con su modelos propios para el logro de sus objetivos. Esto mismo puede suceder en las empresas medianas los socios normalmente ocupan cargos de dirección más importantes, por este motivo ya empiezan a buscar en delegar estas funciones y aun así sin tener experiencia en ello, buscan cuidar sus inversión y no correr riesgos, por lo que se apoyan en empresas o en personal más capacitado. Como en las empresas grandes los puestos directivos son en su mayoría ocupados por personas con experiencia y con la capacidad de liderar, verdaderos especialistas con astucia u conocimiento, entre otras aptitudes, los dueños y/o socios son los que conforman el concejo de administración, por lo que los directivos tendrían ya facultades propias y el conocimiento y experiencia, pueden tomar decisiones y modificar la estructura organizacional de su empresa, teniendo en cuenta su trayectoria, todo esto si considera que ello le permite alcanzar sus objetivos. Ahora bien, lo anterior expuesto se debe basar en entender cómo se toman las decisiones en las empresas. 11 Todas las empresas que se dedican a los negocios inician común plan dinero, recursos humanos materiales, grandes objetivos y mucho entusiasmo; su preocupación primordial es que su inversión les reditúe grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y se organizan o tratan de organizase, y es aquí precisamente donde surgen los primeros problemas, porque si son dos socios, seguramente ambos pretenderán el mismo objetivos, pero a veces desean alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen opiniones diferentes y terminan por organizase según su experiencia en intuición de alguno de sus propietarios. Ahora bien si hay un número mayor de socios, el problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones contrarios que tienen, por lo que, para alcanzar sus objetivos, toman modelos de organización de otras empresas. Si todo resulta bien, la empresa tendrá un sano crecimiento y buenas la empresa tendrá un sano crecimiento y buenas utilidades, sino fuera así, lo más posible es que cierre o quiebre y los socios pierdan sus inversiones, obteniendo solamente un experiencia más, que en el próximo negocio les servirá quizá para optar por una mejor organización. (Mecinas, 2007, p. 28). Por este motivo no siempre es fácil mostrar la importancia a los dueños o socios de un departamento de compras y lo crucial que puede convertir para la compañía contar con personas especializadas en este departamento. Para precisar, cómo se debe estructurar un departamento de compras se debe entender que tipos de sistemas existen actualmente que necesariamente son exclusivos para un departamento como este, sino que también es visto en otras áreas. Sistema centralizado: en busca de la supervisión. Un sistema centralizado puede verse a la vista de muchas personas como la forma más viable y contralada para una empresa: esto debido a que existirá una concentración de autoridad en un solo departamento, y para los proveedores el flujo de información estar concentrada en una sola área. 12 En todo sistema varios autores que han hablado del tema, ha visto sus bondades en tener un sistema como este. Las ventajas de este sistema son: Un mayor control sobre el volumen de las compras, facilita el control de las piezas compradas, así como la calidad de las mismas, mayores descuentos en grandes volúmenes de compras, utiliza menos compras, permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos, existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminución de inversiones, evita duplicado de funciones, los problemas generales son aclarados en una sola entrevista con el comprador, reduce considerablemente el papeleo. (Mecinas, 2007, p. 31). Sin embargo también algunos autores encuentran desventajas, las cuales también podríamos mencionar de este mismo autor. Las desventajas son: en situaciones urgentes nos siempre se pueden atender rápidamente los requerimientos, la pérdida de personal valioso, repercute más en este sistema que en el descentralizado, el personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales, el personal de compras tienes más cargas de trabajo, lentitud en trasladar materiales del almacén general a otras sucursales, gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etcétera. (Mecinas, 2007, p. 32). Un sistema centralizado ayuda mucho a las empresas, pero puede convertirse en algo muy costosos teniendo en cuenta que debe contar con personas especializadas, que sean capaces de gerenciar los procesos de compras, con un conocimiento alto, y con una habilidad en los negocios alta, siempre debe encontrarse actualizado, buscando nuevas alternativas pero como lo mencionan los autores anteriores una gran carga y un estrés mayor que puede generar un traumatismo no solo en la persona encargada sino en el la empresa. Por esta es razón es importante también contar con personal idóneo, como lo expresa Arcila (2010): “Reunir un gran equipo gerencial que posea visión, pasión y un 13 sentido verdadero de propiedad”. Y es este tipo de personas que cumple con los conocimientos necesarios, con su fortalezas, y experiencia, que dan un milla más para que este importante proceso de la cadena de abastecimiento funcione sin tropiezos, además sean conscientes de toda la responsabilidad que tiene sobre los hombros con esta gestión, ya que a partir del departamento de compras dependen muchos otros departamentos, también debe existir otros aspectos que como son la motivación, la capacitación y la tecnología: en lo que a la motivación refiere Arcila (2010) opina “Destaque lo mejor en su gente, sea generoso con sus elogios, nunca critique. En lugar de enfocarse en los errores, un líder necesita resaltar cada día a alguien cuando está haciendo algo bien” esto genera que el personal adquiera un compromiso en todas sus funciones. Si bien es importante la competencia de los trabajadores también lo es el clima organizacional en el cual (Zadek, 2005) refiere en su publicación en Harvard Business Review “problemas de trabajo en equipo en las siguientes etapas: No es nuestro trabajo arreglar esto ( Etapa defensiva), haremos solo lo que estemos obligados a hacer (Etapa de cumplimiento ), así es el negocio, estúpido (Gestión),Esto nos da una ventaja competitivo (Etapa estratégica),Debemos asegurarnos de que todo el mundo lo haga (Etapa final), todo esto ayuda que se minimice y sea una forma para cómoda toda la carga laboral que se da en este sistema, recordemos que para muchas empresas el personal es lo más importante para que siga funcionando de forma óptima las empresas. Sistemas descentralizados: Ser ágil y flexible Al igual que en el sistema centralizado un sistema descentralizado según Ariza (2004) “es capaz de adaptarse de forma rápida a los cambios que se producen en el mercado. Con funciones descentralizadas somos capaces de acercar los órganos que deben tomar las decisiones”. (p. 53). Es común ver que este sistema, pueden existir diferentes grupos independientes de compras, y estos a sus vez le reportaran a diferentes jefes ya sea en misma planta, sucursales, en locales o regionales, y no le reportaría aun solo jefe de abastecimiento, al igual que el anterior sistema hay autores que mencionan sus ventajas y desventajas. 14 Las ventajas de este sistema son: En las situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma más rápida, formar personal am experimentado y especializado, es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad. Sus desventajas son los siguientes: la empresa tiene menos control sobre las pruebas regionales, no siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas, los descuentos son menores, se utiliza más personal para compras, no se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista, en ocasiones un comprado regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que pueda necesitarlos. Ariza (2004) Es importante entender que las empresas inician con un sistema centralizado y que a medida que van creciendo se ven obligados a optar por un sistema descentralizado, lo cual para muchos generaría confusiones pero también podríamos tomar un hibrido de ambos, y esto sucede porque este crecimiento de las empresas obligan a que se tomen este tipo de decisiones. Un sistema híbrido con bondades para el cliente y la empresa. Este sistema es muy común verlo en varias empresas grandes, la razón es que teniendo en cuenta su complejidad pueden optar por dividir las compras, donde las pequeñas adquisiciones que no afectan la calidad, los términos de pago, las condiciones de entrega, y otras variables que alteren el nombre de la compañía pueden seguir siendo manejadas en forma descentralizada, sin embargo las compras más complejas, licitaciones , de gran valor para la compañía, que afecten la calidad de su productos o servicios prestados, estas si deben ser centralizadas, y es aquí donde se observa una estructura mixta o hibrida en el departamento de compras de una compañía. 15 Esto conlleva que se pueda tener un mejor control de las compras y que no exista sobrecarga de trabajo, sin embargo no es muy fácil implementarlo ya que por su naturaleza puede no se pueden identificar, de una forma clara sus funciones. No es fácil tomar una decisión de cuál de las tres alternativas sería la mejor para cada compañía y muchas veces los directivos sin un mayor conocimiento, se inclinan a una de ellas dependiendo de cómo ven a otras empresas, también buscan en su intuición o de los comentarios y/o experiencias de las personas que laboran en dicha empresa, sin antes conocer cuáles son procesos y funciones de compras. Pero si consideramos cuidadosamente cual son las funciones de compras y responsabilidades de un departamento de compras se puede tener más bases para tomas este tipo de decisiones. Por eso es justo decir, que toda proceso de compras se debe basar en principios de objetividad, transparencia, sostenibilidad e imparcialidad, manteniendo relaciones duraderas a largo plazo con los proveedores, a través del contacto directo y permanente, desarrollando un clima de confianza mutua dentro de lo ético y legal, así como la cooperación técnica y administrativa correspondiente, soportado mediante un sistema de evaluación, selección y calificación de proveedores. A través del departamento de compras, se gestiona, dirige, negocia, concertar, participa y coordina todas las actividades necesarias para adquirir Activos Fijos, Materia primas, material de empaque, obras civiles, compras no inventariables que afecten el gasto, como material promocional, Marketing, papelería, gastos generales entre otros apalancando el desarrollo del objeto social de la compañía. Uno de los principios del Control Interno es la segregación de funciones, es para prevenir el fraude interno en la organización. Con esto un funcionario no llevará a cabo todas las actividades de operación, ni realizara dos actividades consecutivas: 16 Fuente: Elaboración propia Todo proceso de compras inicia por una necesitas por lo cual existirá siempre una solicitud de requerimiento, este primer paso es como inicia todo el proceso de compra y donde se empieza a involucrar este departamento, esta surge de un área, persona o procesos estos requerimiento deben ser siempre muy específico a menos que sean algo muy recurrente. El departamento de compras realizara la recepción de este requerimiento por parte del usuario y con base en esto podrá identificar los proveedores potenciales y antes de solicitar cualquier cotización debemos revisar qué tipo de bien o servicio se está buscando (material de oficina, API/Material de empaque, dispositivo médico, material promocional, laboratorio de análisis, maquinaria, distribuidores etc.? y sus requisitos (especificaciones, certificados, dibujos técnicos, obligaciones legales, precio, asuntos de cadena del suministro, aspectos/de seguridad medioambiental, capacidad etc.) ?. Para buscar los proveedores potenciales se puede utilizar varios canales, esto incluye entre otros: Proveedor actual, Anuncio, Brochure, internet, exposiciones de ferias/ del comercio, he aquí donde el departamento empieza a realizar la diferenciación y a dar un valor agregado a la compañía ya que si cuenta con un personal especializado esta labor será más fácil de realizar. El solicitar de cotizaciones, puede convertirse en una labor operativa y dependiendo de la política de la empresa se solicitaran el número necesario, con esta información realizaría un análisis comparativo siempre se debe comprobar, verificar, 17 evaluar la documentación, la capacidad de entregar del proveedor, los bienes o servicios según criterios, especificaciones, leyes y requisitos, este análisis pueden variar dependiendo del proveedor y puede estar involucrados varias áreas, es aquí donde podremos ver que no siempre toda la carga puede recaer en un área. Al igual que la decisión final debe ser aprobada por el solicitante o involucrados. Una vez tomada la decisión se debe proceder con la creación y aprobación de orden de compra y después pueda ser enviada al proveedor y aceptada por el mismo, acordando tiempos de entrega y las aprobaciones adicionales si se requieren. La función del departamento de compras no termina ahí se debe realizar un continuo seguimiento a las entregas y mantener enterado siempre de cualquier novedad. En muchas empresas y algunos autores describen que la función de compra termina hasta que él se realice el pago a los proveedores. Tenemos que conocer ahora que herramientas tecnológicas ayudan a que el proceso de compras sea más amigable y es importante saber que estas tecnologías son cambiantes, logrando que la mentalidad de las empresas se variable y que si desean y el tipo de negocio lo permita estén en contante actualización. Después del ingreso del internet y las nuevas herramientas tecnológicas como lo computadores, celulares han desplazado prácticas que anteriormente se realizaban como él envió de órdenes de compra por fax, el incremento de catálogos que llegaban a las empresas, el papeleo y muchas otras maneras que hacen que se demorar más las oportunidades de negociación la efectividad de las mismas, sin embargo hoy en día hay muchos sistemas que simplifican y mejoran el control en las compras, la interconexión de las redes ayudan a que la comunicación sea más corta que se puedan integrar plataformas tecnológicas, sin embargo esto generar también grandes inversiones que no todas las empresas pueden cubrir. Para concluir, al interior del departamento de compras se gestiona y se logran las mejores negociaciones para el interés de la compañía sin dejar al lado al proveedor al cual se le debe considerarse como un aliado estratégico con el que se debe 18 mantener una relación a largo plazo, este departamento es quien inicia y da cumplimiento a las políticas establecidas por las compañía y vela por los acuerdos establecidos en las negociaciones, para que nada sea improvisado y todos los materiales o servicios estén a tiempo, con un precio justo. Ahora bien, la centralización de compras tiene varias ventajas porque, en la teoría, cuenta con personal capacitado, especializado con el cual aunque tenga una gran carga y una gran responsabilidad es más fácil la gestión con los proveedores, siendo esta también una desventaja la cual se puede trabajar y se puede ajustar para que las personas que ejercen estos cargos no se sientas desprotegidos y sean motivado, sin embargo el sistema descentralizado ayuda a que la carga de trabajo se distribuya y se logre las mismas funciones, también ayuda que se puedan abarcas más compras que urgencias se puedan dar respuestas más rápidas ya que se cuentan con el personal especializado en cada sucursal local o área , pero se está arriesgando en varios casos un poder de negociación por que no se tiene los mismo volúmenes o por que no se trabaja bajo una misma política, y esto puede hacer que la compañía encuentre un departamento de compras más una operación y no una estrategia, sin embargo es hacer un mix de amos sistemas o como lo mencionamos un hibrido logrando así que los procesos sean más efectivos y eficaces, tomando lo mejor década unos de los sistema sin desproteger los intereses de la compañía, pero lo más importante es crear un política en la cual se pueda tener un control del mismo. Basándonos en lo anterior se puede entender las funciones departamento de compras, donde vemos que no es solo un área que compra productos o servicios, sino también puede ser un departamento que puede aportar muchos beneficios a la compañía, ahorro, organización transparencia, prestigio, todo esto se vuelve a que las personas encargadas de tener el reto de liderar este departamento tenga las capacidad y la ética para hacerlo, también se entiende que aunque sea una técnica que viene desde la antigüedad, y poder seguir siendo algo tan simple con la complejidad de la empresa se puede tornar en una técnica que cada vez está teniendo mayor peso, siendo así un función que requiere conocimiento y experiencias. 19 De las misma manera el saber cómo organizar o estructurar un departamento no es tan sencillo como el leer cuales son los dos sistemas existentes, centralizado o descentralizados u optar con un sistema mixto o hibrido, es el de entender cómo funciona la compañía cuales son las mejores alternativas si es mejor tomar un sistema o no tomarlo, y esto también depende de muchos factores que a nivel interno debe estar muy bien fundamentadas, no es un trabajo que se pueda realizar de la noche a la mañana, muchas veces solo la experiencia puede ayudar a tomar la mejor decisión, pero se puede pecar por no entender cuáles son las mejores formas de crear este departamento. Mantener un centralización o descentralización en un departamento de compras puede ser que para muchos ya este superado y es posible tener un estructura donde podamos garantizar de un forma ágil y eficiencia todas estas funciones, en la gran mayoría depende de los volúmenes que maneje la compañía y bajo esta premisa pueda agrupar los recursos, y cuál es su mejor sinergia, la centralización en muchos casos puede ser la mejor solución, pero siempre en sus inicios el principal enemigo del departamento de Compras es como su directivos pueden ver la importancia y su gran potencial en sus reducción de costes y recursos. Las industrias latino americanas al igual, que las Colombianas son muy diversificadas y si bien no todas tienen un departamento de compras formal o fuerte, manejan sus compras de un forma organizada con ayuda de la tecnología y de muchas empresas, y teniendo en cuenta que siempre será un desafío, soportar la importancia que tiene departamento de compras, más lo es que modelo debemos seguir, por esto motivo siempre debemos conocer cuál es la naturaleza de la compañía para tomar la mejor decisión, por ejemplo uno de los primeros filtros es el tamaño de la empresa, como lo encontramos en la ley 590 del 2000, la micro y pequeñas empresas la mejor forma de trabajar el área de compras es de una forma centralizada, y a medida que van creciendo pueden evaluar si su naturaleza le permite descentralizar o crear un hibrido, por ejemplo ABB Ltda, Busscar de Colombia S.A. y Magnetron S.A, que poseen un departamento con personal más específico, en el cual vemos que trabajan en un 20 sistema hibrido, esta es debido a que las funciones están descentralizadas siempre existirá un líder o un comité el cual tome las decisiones finales. REFERENCIAS Mercado, S. (2006). Compras/Buys: Principios y Aplicaciones/Principles and Applications. Mexico: Editorial Limusa. Mecinas, L. C. (2007). Compras: un enfoque estratégico (No. Sirsi) i9789701061459) Mexico: Editorial McGraw-Hill Interamericana. Moya, M. (2007) Gestión de compras: negociación y estrategias de aprovisionamiento. Madrid: FC Editorial. Viveros, N. (213) Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva. Bogota: Ecoe Ediciones. Matiola, A. 2004) "El Area de Compras y Logística en la Empresa Industrial: centralización, descentralización y posición en los organigramas. “Anales de mecánica y electricidad. Vol. 81. No. 1. Asociación de Ingenieros del ICA. Acevedo, C. (2010). Descentralización de los procesos de compras en el Recinto de Rio Piedras. Puerto Rico: Diss. UNIVERSITY OF PUERTO RICO, RIO PIEDRAS LEY 590 DE 2000(Julio 10) "Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa" Articulo 2 Benito, J. (2006) "Efectos competitivos de la integración estratégica de la gestión de compras." Madrid: Universidad Business Review 4.12 Nelson, D. A. (2010). Cinco consejos para el éxito empresarial. Portafolio. 21 Ruiz, A. J., Ablanedo, J. H., & Ayala Cruz, J. (2012). Modelo de asignación de compras a proveedores considerando su flexibilidad y probabilidad de incumplimiento en la entrega. Estudios Gerenciales, 28(122). Hernández, J. P., Parra, S., & Sánchez, J. (2012). Estado de la gestión de compras en el sector metalmecánico en Pereira y Dosquebradas. Barry, R. (1996). Principios de administración de operaciones. México: Prentice Hall Durán Heras, A. (2001). La logística del comercio electrónico. Madrid: McGraw Hill. Urzelai Inza, A. (2006). Manual básico de Logística Integral. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.