ACTUALIZACIÓN ARCHIVO MAESTRO PARA REALIZACIÓN DE TABLAS DE 
RETENCIÓN DOCUMENTAL DENTRO DEL LABORATORIO CLÍNICO EN LA 
SECCIÓN DE HEMATOLOGÍA 
 
 
 
 
 
 
 
PRESENTADO POR 
DIANA MILENA CAMARGO TORRES 
 
 
 
 
 
 
 
TUTOR 
MAGDA REYES HERNÁNDEZ 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA 
FACULTAD DE INGENIERÍA 
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD 
BOGOTÁ 
2015 
ACTUALIZACIÓN ARCHIVO MAESTRO PARA REALIZACIÓN DE TABLAS DE 
RETENCIÓN DOCUMENTAL DENTRO DEL LABORATORIO CLÍNICO EN LA 
SECCIÓN DE HEMATOLOGÍA 
 
UPDATE MASTER DOCUMENT FOR MAKING RETENTION DOCUMENTARY 
TABLES IN THE CLINICAL LABORATORY ON HEMATOLOGY SECTION  
Diana Milena Camargo Torres 
Bacterióloga 
Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia, 
u6700653@unimilitar.edu.co 
 
RESUMEN 
 
Las tablas de retención documental  (TRD), son una herramienta organizacional para la 
gestión de archivos, que consta de un listado de series, con sus tipos documentales a los 
que se les asigna un tiempo de permanencia dentro de un archivo de gestión interno y 
en un archivo central de acuerdo a la normatividad vigente dentro de la institución y la 
establecida por los diferentes entes gubernamentales, asegurando así, la correcta 
preservación, conservación y como debe ser su disposición final;  teniendo en cuenta que 
la documentación que se maneja al interior de un Laboratorio Clínico en la sección de 
hematología hace parte de la historia clínica de los pacientes que asisten al hospital. El 
método adoptado fue explorativo documental usando como fuente de información la 
documentación existente  en la sección de Hematología del Laboratorio Clínico en un 
Hospital de cuarto nivel. Los resultados alcanzados permiten al Laboratorio Clínico de 
dicho Hospital tener una guía para la realización del análisis documental en las demás 
secciones del Laboratorio. El impacto de este trabajo se ve reflejado en la correcta gestión 
documental al interior del Laboratorio Clínico, cumpliendo con los objetivos de la Gestión 
de la Información que tiene implementado el Hospital.  
 
Palabras  Clave: TRD, Hematología, Documentación, Control de Calidad, Historia 
Clínica. 
ABSTRACT 
 
Document retention tables (DRT), are an organizational tool for managing files, consisting 
of a list of series, with its documentaries types  that are assigned a dwell time within a file 
of internal management and a central file according to the current regulations within the 
institution and established by different government agencies, thus ensuring proper 
preservation, conservation and how it should be their final disposal; considering that the 
documentation is handled within a clinical laboratory hematology section is part of the 
clinical history of patients attending the hospital. The method adopted was exploratory 
documentary using as source of information in existing documentation in the Hematology 
Section of Clinical Laboratory in a fourth level Hospital. The results obtained allow the 
Clinical Laboratory of the Hospital have a guide for the documentary analysis in other 
sections of the Laboratory. The impact of this work is reflected in the right document 
management into the clinical laboratory, meeting the objectives of the Information 
Management has implemented in the Hospital. 
 
Keywords: DRT, Hematology, documentation, quality control, medical history 
 
 
1. INTRODUCCIÓN 
 
 
La materia prima de los archivos son los documentos. Un documento de archivo es un 
instrumento fehaciente que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad 
de una cosa. Estos generalmente se identifican con los documentos administrativos 
(documentos testimoniales, auténticos, objetivos y verídicos) y los documentos jurídicos. 
Por otro lado, la definición de documento dada por la NTC-ISO 9000:2005[1] es 
información y su medio de soporte, medio que puede ser papel, disco magnético, óptico 
o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos.  
 
Las Tablas de Retención documental son una Herramienta de Organización de los 
Archivos de Gestión. Consiste en un listado organizado de series y tipos documentales 
resultado de la productividad de cada área, a las cuales se les asigna un tiempo de 
retención y una disposición definitiva, previo análisis de la naturaleza de los documentos. 
En estas tablas se prevé la disposición final que han de tener lo documentos, ya sea 
conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a selección representativa o 
aleatoria), microfilmación o eliminación. Las ventajas de la implementación de las TRD 
son que permiten el manejo integral de los documentos, facilitan la organización de los 
documentos a partir del concepto de Archivo Total, ayudan a controlar la producción y 
trámite documental [2].  
 
El archivo de gestión es el primer archivo en el ciclo vital de un documento mostrado en 
la Figura 1. Es el archivo del área productora o receptora que acumula la documentación 
en gestión o tramite. Suele contar con un nivel de consulta administrativa constante y alta 
prioridad. 
 
El archivo central es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos 
o trasladados por los distintos archivos de gestión del hospital una vez finalizado su 
trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias áreas y los 
particulares en general.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 1: Ciclo vital del Documento en Hospital de IV nivel 
Fuente: Manual de transferencias documentales HUSI 
 
 
Desde el año 2011 un Hospital de IV nivel tomo la determinación llevar a cabo todo lo 
concerniente a su gestión documental desde la oficina de Estadística y Archivo, 
estableciendo los parámetros y procedimientos para la correcta conservación y 
disposición final de la documentación que se emite en los diferentes servicios del hospital. 
 
El Laboratorio clínico se sumó a este proceso a partir del  año 2013 cuando el 
departamento de estadística y archivo realizo una evaluación rápida de la gestión 
documental del laboratorio, encontrándose que éste, no estaba dando correcta 
disposición a la documentación y era una necesidad implementar las tablas de retención 
documental a nivel general, para organizar y dar cumplimiento a la reglamentación interna 
que se reseña en el Manual de Transferencias Documentales [2]  y a la Resolución 1995 
de 1999 [3], en donde hace referencia al manejo y archivo de historias clínicas, teniendo 
en cuenta que gran parte de la documentación que maneja el laboratorio contiene datos 
clínicos, por lo que hace parte de la historia de los pacientes.  
 
Es por esto que a partir de esta necesidad se impartieron algunas capacitaciones al 
personal del laboratorio acerca de la creación de Tablas de Retención Documental, para 
dar comienzo a la organización de la documentación y así conservarla de manera 
correcta en un archivo de gestión y luego realizar su posterior transferencia al archivo 
central del Hospital cuando fuera pertinente.  
 
Es así que en la sección de Hematología se registraron los documentos existentes en el 
2013, pero  no se continuo con el análisis documental, y es por esto que con el propósito 
de actualizar el documento interno existente en el Hospital para las TRD, se realizó el 
análisis, clasificación y se especificó el tiempo de retención y conservación, como lo 
establece la resolución 1995 de 1999 [3], en donde la historia clínica debe conservarse 
por un periodo mínimo de 20 años a partir de la fecha de la última atención del paciente, 
5 años en el Archivo de Gestión y 15 años en el Archivo central con disposición final de 
conservación total de dichos documentos. Toda la documentación referente a controles 
de calidad de la sección de hematología debe conservarse 5 años en el Archivo de 
Gestión y 15 años en el archivo central con disposición final digitalizada.  Los formatos y 
documentos asistenciales tales como registros de temperaturas y seguimiento a 
condiciones ambientales, formatos de mantenimiento diario de equipos, formatos 
recepción de muestras, formatos de control de limpieza, archivos de planes de 
contingencia en caso de fallas del sistema, formatos de entrega de turno, entre otros,  se 
mantienen en archivo de gestión por 1 año y en archivo central por 3 años con disposición 
final digitalizada.  
 
Los documentos como manuales y guías rápidas de la sección, deben ser parte de la 
documentación de consulta o hasta que se encuentre disponible la actualización de 
dichos documentos. 
 
De esta manera este estudio sirve de guía para las demás secciones del Laboratorio 
Clínico para su análisis documental y para participar activamente de los procesos de la 
acreditación, ya que el hospital actualmente se encuentra en dicho proceso. La 
implementación de programas de Gestión de la Información tiene como objetivo organizar 
al interior de los sitios de trabajo la documentación de manera correcta dando así 
cumplimiento al marco normativo para dicha gestión.  
 
Para la ejecución del presente estudio se realizó la verificación de la normatividad legal 
aplicable para la gestión documental como lo son la resolución 1441 de 2013 [4] por la 
cual se definen los procedimientos y condiciones que deben cumplir los prestadores de 
servicios de salud para habilitar los servicios. El decreto 77 de 1997 [5] en donde se 
reglamentan los requisitos y condiciones técnico-sanitarias para el funcionamiento de los 
laboratorios clínicos, señalando en su capítulo IX, articulo 20 todo lo concerniente a los 
registros y documentación del laboratorio clínico. Se tuvo en cuenta la reglamentación 
establecida para la correcta preservación y disposición final de la documentación,  
establecida por el gobierno nacional en diferentes artículos y decretos. De esta manera 
la ley nacional de archivos, Ley 594 de 2000 [6], en su artículo 22, entiende la gestión 
documental dentro del concepto de archivo total que comprende los procesos tales como 
la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y 
la disposición final de los documentos. Esta misma ley en su artículo 25, reglamenta todo 
lo relacionado a los documentos producidos por las entidades públicas o privadas que 
presten servicios públicos. En el acuerdo 042 de 2002 [7] se establecen los criterios para 
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que 
cumplen funciones públicas, y se regula el inventario único documental.  
 
Las anteriores normas se encuentran resumidas en la Tabla 1.  
 
 
Tabla 1. Normatividad Archivística para TRD en servicios de Salud 
NORMA OBJETO DE LA NORMA 
Resolución 1995 de 1999 Se establecen las normas de organización y 
manejo del archivo de historias clínicas 
Resolución 1441 de 2013 Se definen los procedimientos y condiciones que 
deben cumplir los prestadores de servicios de 
salud para habilitar los servicios 
Manual de Habilitación Manejo de la documentación de historia clínica y 
registros en el numeral 2.3.2.5 
Decreto 77 de 1997 Se reglamentan los requisitos y condiciones 
técnico-sanitarias para el funcionamiento de los 
laboratorios clínicos 
Ley 594 de 2000 En su artículo 22, entiende la gestión documental 
dentro del concepto de archivo total que 
comprende los procesos tales como la producción 
o recepción, la distribución, la consulta, la 
organización, la recuperación y la disposición final 
de los documentos. Esta misma ley en su artículo 
25, reglamenta todo lo relacionado a los 
documentos producidos por las entidades públicas 
o privadas que presten servicios públicos. 
 
Acuerdo 042 de 2002 Se establecen los criterios para la organización de 
los archivos de gestión en las entidades públicas y 
privadas que cumplen funciones públicas, se 
regula el Inventario único documental 
Fuente: Autor, 2015 
 
Dentro de los beneficios de implementar estas TRD, es que permiten el manejo integral 
de los documentos, facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de 
Archivo Total, ayudan a controlar la producción y trámite documental, integran los 
procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos y permiten identificar 
los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa que por su carácter 
pueden eliminarse en el archivo de gestión. 
 
1.1 CONTEXTO DE LA EMPRESA 
 
El Laboratorio Clínico hace parte de un Hospital ubicado en la ciudad de Bogotá D.C. Su 
servicio se fundamenta en un modelo de prestación de servicios de salud soportado en 
las actividades  médicas de cuarto nivel de complejidad, las cuales son ofrecidas a los 
usuarios del régimen contributivo, subsidiado y vinculados al sistema de seguridad. A su 
vez el Laboratorio Clínico,  maneja un grado de complejidad IV. Procesa exámenes tanto 
de rutina como especializados dentro de sus grandes áreas o secciones, como lo son 
Hematología Básica y Especializada, Química Sanguínea, Microbiología, Citometría de 
Flujo, Referencia y Contrareferencia, Coagulación Básica y Especializada, Inmunología 
Básica y Especializada, Microscopia, Laboratorio de Errores Innatos, además del Servicio 
de toma de muestras a domicilio. Presta su servicio enfocado en el procesamiento de 
exámenes a pacientes ambulatorios, hospitalizados y de Urgencias. Es reconocido como 
Laboratorio de Referencia a otros Laboratorios Clínicos, a Instituciones Hospitalarias en 
Bogotá y otras áreas del país.  
 
2. MATERIALES Y MÉTODO 
 
2.1  MATERIALES 
 
El material utilizado para este estudio fue el Manual de Transferencias  internas del 
Hospital de IV nivel, la documentación existente en la sección de Hematología del 
Laboratorio Clínico, el primer análisis realizado en documento Excel en el año 2013, y las 
normas archivísticas aplicables. Como fuente primaria fueron consultadas dos personas 
de la sección de Hematología del Laboratorio Clínico, la Bacterióloga Líder de la sección 
y la Bacterióloga del Turno de la noche, además de la directora del departamento de 
archivo y estadística del Hospital de IV nivel. 
 
 Bacterióloga Líder y de otro turno de la sección de Hematología, debido a que ellas 
saben del tipo de documentación existente en la sección, para poderlo clasificar, 
además de brindar información acerca de los documentos que ya no estaban en la 
sección comparado con el análisis anterior realizado en el año 2013. 
 Departamento de estadística y archivo: su directora brindo información acerca del 
Manual de Transferencias documentales y sobre los archivos en cada área del 
Hospital. 
 Programa: ALMERA, programa de Gestión de la Calidad para consulta de formatos 
internos del Laboratorio. 
 Archivos: Los archivos existentes en la sección de hematología que contienen toda la 
información acerca de resultados de exámenes de pacientes, registros de pruebas 
realizadas para el control de calidad interno y externo, manuales de funcionamiento 
de los equipos de Hematología, guías rápidas de consulta de equipos de la sección, 
material de consulta bibliográfica. 
 Documento Excel con análisis anteriormente realizado de manera incompleta en el 
año 2013 para ser comparado y actualizado de acuerdo a la normatividad vigente 
aplicable.  
 Normas archivísticas asociadas a este trabajo:  
Resolución 1441 de 2013: “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones 
que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar los servicios 
y se dictan otras disposiciones” 
Decreto 77 de 1997: “Se reglamentan los requisitos y condiciones técnico-sanitarias 
para el funcionamiento de los laboratorios clínicos y se dictan otras disposiciones 
sobre la materia”. 
Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan 
otras disposiciones”. 
Acuerdo 042 de 2002: “Por el cual se establecen los criterios para la organización de 
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen 
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los 
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. 
2.2  MÉTODO 
 
El método adoptado fue explorativo documental cuya fuente de información fue el 
personal de la sección de Hematología del Laboratorio Clínico. Las etapas del método 
desarrollado fueron: 
 
2.2.1 Consulta Manual de Transferencias Documentales Interno 
 
El Manual de Transferencias Documentales Interno del Hospital de IV nivel,  tiene como 
objetivo establecer los procedimientos de conservación y disposición final de los 
documentos emitidos por las diferentes áreas, unidades, departamentos y servicios; 
además de establecer los parámetros para la aplicación de Tablas de Retención 
Documental y organización de archivos de gestión. 
 
2.2.2 Consulta normatividad archivística 
 
Revisión de la normatividad legal vigente relacionada con la gestión documental de 
historias clínicas, manejo de archivos de gestión y centrales. 
 
2.2.3 Reconocimiento de las necesidades del área 
 
La sección de calidad del Laboratorio clínico, en cabeza de su coordinadora,  expreso su 
necesidad de comenzar el proceso de actualización de la información de los documentos 
existentes en la sección de Hematología, para así continuar el proceso con las demás 
secciones del Laboratorio Clínico. De esta manera el Laboratorio formara parte activa de 
los programas de Gestión de la Información del Hospital que se encuentra actualmente 
en acreditación. 
 
2.2.4 Gestión de la Información 
 
Revisión y análisis de la documentación existente en la sección de Hematología del 
Laboratorio Clínico comparada con el análisis anterior realizado en el año 2013 para ser 
actualizado, organizado y archivado de manera que se dé cumplimiento al marco 
normativo. 
 
3. RESULTADOS Y ANÁLISIS 
 
Para dar cumplimiento al objetivo propuesto en el presente estudio se obtuvieron los 
siguientes resultados: 
 
3.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
De acuerdo con el análisis documental teniendo en cuenta el marco normativo aplicable 
se encontró: 
 
 
3.1.1 Diagnostico Documental 
  
a) Se encontró información relacionada con los equipos de procesamiento tales como 
manuales y guías rápidas que ya no se encontraban funcionando dentro de la 
sección. 
b) Se actualizo la información del análisis del año 2013 ya que se han ido 
implementando nuevos formatos de registro, además de la creación de nuevas 
carpetas para las hojas de vida de nuevos equipos de procesamiento adquiridos 
en la sección. 
c) Se clasifico toda la documentación encontrada en tres grandes grupos de acuerdo 
a lo establecido por el Manual de Transferencias Documentales [2] del Hospital. 
Se clasificaron como documentos asistenciales, de control de calidad y de historia 
clínica. 
d) Con base en la clasificación documental realizada se procedió a asignar el tiempo 
de retención de cada documento, de acuerdo a la normatividad establecida 
aplicable. 
e) Se actualizo el documento del archivo de gestión de la sección de Hematología de 
acuerdo al formato de TRD interno establecido por el departamento de Archivo y 
estadística del Laboratorio Clínico. 
f) Se evidencio la necesidad de transferir alguna documentación al archivo central, 
ya que es información que ya no es necesario tener dentro del archivo de gestión 
de la sección de Hematología. 
 
3.1.2 Implementación Formato TRD interno 
 
Los siguientes resultados se encuentran en la Tabla 2., Análisis Documental Sección 
Hematología  
 
a) Código: Se asignó un código interno alfanumérico a las unidades productoras de 
documentos y a las series y sub series respectivas que fuera coherente con la 
clasificación documental establecida en la sección de Hematología 
b) Nombre series documentales: Las series documentales se refieren al conjunto de 
documentos de estructura y contenido homogéneo, producidos por la sección de 
Hematología Clínica como resultado del ejercicio de las funciones propias de la 
sección. 
c) Tipo de documento: hace referencia a los documentos producidos por la sección 
de hematología con diagramas, formatos y contenidos distintos que sirven para 
clasificar, describir y asignar una categoría, son estas las actas, los cuadernos o 
libros, manuales, formatos, informes, cartas, certificados, entre otros.  
d) Clasificación del documento: esta se refiere a la clasificación otorgada a los 
documentos de acuerdo a su contenido,  como asistenciales, control de calidad o 
de historia clínica. 
e) Medio de soporte: es el material en el que se encuentra contenida la información 
de los documentos de la sección, bien sea física, magnética o en ambos medios. 
f) Retención: se refiere al tiempo de permanencia que tienen las series 
documentales de acuerdo a lo establecido por el marco normativo aplicable en el 
archivo de gestión y en el archivo central. Estos tiempos son dados por la 
clasificación documental. 
g) Disposición final: estado final en el que se encontrará la documentación 
relacionada en la TRD. Esta puede ser:    
*  Conservación Total: se aplica a los documentos que tienen valor permanente, 
por su carácter legal, o porque su contenido informe sobre el origen, desarrollo, 
estructura, procedimientos, propios del responsable de su producción para este 
caso, la sección de hematología Clínica.  
*   Eliminación: se aplica a los documentos que han perdido su valor, sin perjuicio 
de conservar su información en otros soportes. Esta decisión se puede basar en 
la normatividad aplicable y si esta no está establecida, es responsabilidad de la 
sección que la produce.  
*  Selección: esta se realiza en el archivo central, escogiendo una muestra 
representativa de documentos para su conservación permanente. Esta selección 
se aplica a la documentación que perdió su vigencia, a series documentales de 
gran volumen y que su contenido es repetitivo y se encuentra en otras series; 
también se aplica a documentos que no ameritan su conservación total. 
*  Digitalización y/o Microfilmación: proceso para mantener el documento 
digitalizado en medio magnético o en cinta fotográfica para obtener pequeñas 
imágenes en película. Se aplica de acuerdo también al estado en el que se 
encuentre el documento. 
h) De acuerdo a la revisión de la documentación al interior de la sección se 
encontraron documentos relacionados con equipos de procesamiento que ya no 
se encuentran activos por lo tanto esta documentación debe ser transferida al 
archivo central. Así mismo se evidencio que se relacionaban documentos que ya 
no existían dentro de la sección. Esto basado en el primer registro de documentos 
realizado en el año 2013. Estos resultados se muestran con código de colores  de 
la siguiente manera dentro de la Tabla 2.  
 
DOCUMENTACIÓN QUE YA DEBE SER EVACUADA DE LA SECCIÓN PARA ARCHIVO CENTRAL 
DOCUMENTACIÓN QUE YA NO EXISTE DENTRO DE LA SECCIÓN 
 
 
3.1.3 Socialización 
 
Se socializo este estudio en la sección de Hematología del laboratorio clínico, para 
mostrar cómo realizar la clasificación documental, aspectos relevantes para llevar a cabo 
esta clasificación, de acuerdo al contenido de la documentación y así establecer su 
tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central.  
 
 
 
 
 
Tabla 2. Análisis Documental Sección Hematología 
ENTIDAD PRODUCTORA: LABORATORIO CLÍNICO           
                        
SECCIÓN: HEMATOLOGÍA             
                        
                    
                        
CÓDIGO 
NOMBRE SERIES Y 
TIPOS DOCUMENTALES 
(se refiere al nombre del 
Manual, Formato, Actas, 
Instructivo, Guía, Hoja de 
vida, etc.) 
TIPO DE DOCUMENTO (MARCAR CON UNA "X") 
CLASIFICACIÓN DEL 
DOCUMENTO (MARCAR CON 
UNA "X") 
MEDIO DE SOPORTE (MARCAR 
CON UNA "X") 
RETENCIÓN 
(MARCAR CON 
UNA "X") 
DISPOSICIÓN 
FINAL 
ACTA 
CUADERNO 
O LIBRO 
MANUAL FORMATO CARTA INFORMES CERTIFICADOS 
OTRO 
¿Cuál? 
ASISTENCIA
L 
CONTRO
L DE 
CALIDA
D 
HISTORIA 
CLÍNICA 
FÍSICO MAGNÉTICO 
FÍSICO Y 
MAGNÉTICO 
ARCHIV
O DE 
GESTIÓ
N 
ARCHIV
O 
CENTRA
L 
CT E M D S 
INTERN
O 
L. CORPORALES 
FEBRERO 2013 -
AGOSTO 2013 
      
X 
      CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 
AGOSTO 2013 - 
FEBRERO 2014 
      
X 
      CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 
OCTUBRE 2014 - 
MARZO 2015 
      
X 
      CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 13 
MAY 2009-1 DIC 2009 
      
X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES  MAY 
2008-NOV 2008 
      
X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 13 
NOV 2008 
      
X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES SEP 
2011-1 DIC 2011 
      
X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 13 
OCT 2010-MAR 2011 
      
X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
L. CORPORALES 13 DIC 
2009-SEP 2010 
      X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
LEISHMANIA ENERO A 
MAYO 2014 
      X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
FORMATOS CONTROL 
DE PACIENTES 
HEMOPARASITOS. OCT 
18/2010 - OCT 6 2015       X       
CARPETA     X X     5 15 X         
  
MANUAL PRIMOSTAR 
MICROSCOPIO 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA  Y 
MANUAL LH 750 
ESPAÑOL ARGOLLADO     X         
  X     X     1 3       X   
  
LECCIONES BÁSICAS 
DE C. CALIDAD DE 
LABORATORIO BIORAD     X         
CARPETA X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA DE 
MALARIA 
    X         
CARPETA X     X     1 3       X   
  
MATERIAL DE 
CONSULTA MALARIA Y 
LEISHMANIA 
              
CARPETA X     X     1 3       X   
  
MANUAL MICROTEST 
ESPAÑOL E INGLES 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
LIBRO DE CONSULTA 
DE  MALARIA Y 
LEISHMANIASIS 
  X           
CARPETA X     X     1 3       X   
  
LIBRO DE CONSULTA 
EUROFLOW 
EDUCATIONAL BOOK 
  X   
        
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL SECCIÓN 
HEMATOLOGÍA 
(VERSIÓN VIEJA)     X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL UNITY REAL 
TIME 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA ALIFAX 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
LH 750 
PROCEDIMIENTOS 
ESPECIALES INGLES     X         
  X     X   X 1 3       X   
  
LH 750 MANUAL DEL 
OPERADOR INGLES 
    X         
  X     X   X 1 3       X   
  
MANUAL TEST - INGLES 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL MICROTEST 
ESPAÑOL E INGLES 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA BFT II 
ESPAÑOL 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL BFT II INGLES 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL ACL 3000 
INGLES 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL AXIO LA A. 1 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
MANUAL ACL ELITE 
ESPAÑOL 
    X         
  X     X   X 1 3       X   
  
MANUAL GUÍA RÁPIDA 
ACL ELITE ESPAÑOL 
    X         
  X     X     1 3       X   
  
CASOS CLÍNICOS 
          X   
CARPETA     X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS MARZO 
1996 - DICIEMBRE 2000 
    X         
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS ENERO 
2003 - MAYO 2005 
  X           
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 2006 
  X           
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 2007 
          X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 2008       
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 2009       
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS ENERO 
- AGOSTO 2010 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS ENE 
2011 - ABR 2011 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS MAYO 
2011- OCT 2011 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS NOV 
2011-ABR 2012 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS MAY 
2012-OCT 2012 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS OCT 
2012 - FEB 2013 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS MARZO 
2013 - JULIO 2013 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 
AGOSTO 2013 - 
FEBRERO 2014 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS MARZO 
2014 - AGOSTO 2014 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 
AGOSTO 2014 - 
DICIEMBRE 2014 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS ENERO 
2015 - JULIO 2015 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
MIELOGRAMAS 
AGOSTO 2015 - 
OCTUBRE 2015 
      
    X   
      X X     5 15 X         
  
RESULTADOS 
FRAGILIDAD OSMÓTICA 
2014           X   
RESULTADO
S 
    X X     5 15 X         
  
RESULTADOS 
FRAGILIDAD OSMÓTICA 
2015         X     
AZ     X X     5 15 X         
  
COAGULACIÓN 
ESPECIAL - 
FRAGILIDAD OSMÓTICA 
2007         X     
CARPETA     X X     5 15 X         
  
AGREGACIÓN 
PLAQUETARIA / 
COFACTOR 
RISTOCETINA           X   
RESULTADO
S 
    X X     5 15 X         
  
COAGULACIÓN 
ESPECIAL ENERO 2003 
- OCTUBRE 2015   X       X   
RESULTADO
S 
    X X     5 15 X         
  
ERROR TOTAL 
HEMATOLOGÍA 2007 
          X   
RESULTADO
S 
  X   X     5 15       X   
  
ERROR TOTAL 
HEMATOLOGÍA 2008 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
INDICADORES DE 
COMPETENCIA  2011-
2012           X   
    X   X     5 15       X   
  
INDICADORES DE 
COMPETENCIA  
HEMATOLOGÍA / 
COAGULACIÓN 2013           X   
    X   X     5 15       X   
  
ARTÍCULOS 
HEMATOLOGÍA 
              
INFORMACI
ÓN 
X     X     1 3       X   
  
SDS HEMATOLOGÍA 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
INSERTOS SECCIÓN 
HEMATOLOGÍA 
          X   
  X     X     1 3           
  
REGISTRO 
TEMPERATURAS 
HUMEDAD BAÑO 
SEROLÓGICO               
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTOS 
EQUIPOS DE 
HEMATOLOGÍA       X   X   
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTOS 
EQUIPOS DE 
HEMATOLOGÍA 
(ACTUAL)       X   X   
    X   X     5 15       X   
  
MLE HEMATOLOGÍA 
      X   X   
    X   X     5 15       X   
  
C.INTERNO LH 750 AM 
PM 2013 AGOSTO 2015 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
RECOLECCIÓN MEDIAS 
POBLACIONALES PT, 
INR, PTT JULIO 3 2013 - 
MARZO 2 2015           X   
CARPETA   X   X     5 15       X   
  
REGISTRO DE 
INCIDENTES 
      X       
  X     X     1 3       X   
  
PAUTAS DE 
ACREDITACIÓN 
    X         
CARPETA X     X     1 3       X   
  
LISTA DE CHEQUEO 
HEMATOLOGÍA MAYO 
2013 - SEPTIEMBRE 
2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
MANTENIMIENTO 
DIARIO LH APOYO  
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
MANTENIMIENTO 
DIARIO LH PRINCIPAL  
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTO 
DIARIO ACL ELITE 
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTO 
DIARIO ACL ELITE PRO       X       
    X   X     5 15       X   
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015 
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTO 
DIARIO EQUIPO TEST 1 
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTO 
DIARIO EQUIPO 
MICROTEST MAYO 2013 
- SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
REGISTRO CONTROL 
DATOS EQUIPO TEST 1 
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
REGISTRO CONTROL 
DATOS EQUIPO 
MICROTEST  MAYO 
2013 - SEPTIEMBRE 
2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
PRUEBA DE 
REPRODUCIBILIDAD 
EQUIPO TEST 1 MAYO 
2013 - SEPTIEMBRE  
2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
PRUEBA DE 
REPRODUCIBILIDAD 
EQUIPO MICROTEST  
MAYO 2013 - 
SEPTIEMBRE  2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
MANTENIMIENTO 
USUARIO AEROSPRAY 
HEMATOLOGY PRO 
SEPTIEMBRE 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
VERIFICACIÓN 
MANTENIMIENTO 
EQUIPO BFT II 
SEPTIEMBRE 2013 - 
SEPTIEMBRE 2015       X       
    X   X     5 15       X   
  
REPRODUCIBILIDAD 
TEST/MICROTEST 
MAYO 2013 - OCTUBRE 
2015       X       
CARPETA   X       X 5 15       X   
  
REPRODUCIBILIDAD 
TEST/MICROTEST 
MAYO 2013 - OCTUBRE 
2015       X       
CARPETA   X   X     5 15       X   
  
REPORTE INCIDENTES 
SEPTIEMBRE 8 2015 - 
OCTUBRE 2015 
      X       
  X     X     1 3       X   
  
RIQAS  CICLO 22-23-24 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
RIQAS  CICLO 26 - 
2007/27 - 2008 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
RIQAS  CICLO 28 / 2008 
-2009 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
RIQAS CICLO 34 - 35 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
GRAFICAS RIQAS 
CICLO 36 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
BITÁCORA RIQAS 
CICLO 36 / 37 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
RIQAS COAGULACIÓN 
CICLO 4 / 5 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
ARCHIVO QC INTERNO 
ACL ELITE / ELITE PRO 
II 2012-2013 
          X   
    X   X     5 15       X   
  
GRAFICAS VALIDACIÓN 
EQUIPOS ACL ELITE 
      X       
    X   X     5 15       X   
  
HOJA DE VIDA LH 750 
APOYO 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA LH 750 
PRINCIPAL 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA LH 750 
APOYO (ACTUAL) 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA ACL 
ELITE / ACL 3000 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA ACL 
ELITE PRO  
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA 
MICROTEST / TEST 1 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA 
MICROSCOPIOS/NEVER
AS/ BAÑO SEROLÓGICO           X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA 
AEROSPRAY PRO 
COLOREADOR           X   
  X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA 
AEROSPRAY PRO 
COLOREADOR 
      X   X   
  X     X     1 3       X   
  
GUÍA RÁPIDA AGG RAM 
          X   
  X     X     1 3       X   
  
HOJA DE VIDA AGG 
RAM 
              
CARPETA X     X     1 3       X   
  
MANUAL AEROSPRAY 
PRO COLOREADOR 
    X         
CARPETA X     X     1 3       X   
  
VALIDACIÓN LH750 
APOYO 2012 
          X   
    X   X     5 15       X   
                   
                        
  DISPOSICIÓN FINAL  
                        
   
CT: Conservación total                          
                
E: Eliminación                         
                
M: Microfilmación                         
                
D: Digitalización                         
                
S: Selección                         
                                            
 
Fuente: Sección Hematología Laboratorio Clínico, 2015 
 
  
 
 
 
4. CONCLUSIONES 
 
Las tablas de retención documental de la sección de Hematología en el Laboratorio 
Clínico, son documentos dinámicos, que deben estar en permanente revisión y 
actualización, dados los constantes cambios en la normatividad vigente legal aplicable 
para la gestión archivística, además por la implementación constante de nuevos 
documentos en la sección, como formatos, controles de calidad, manuales, etc. 
 
Fue necesario asignar el tiempo de retención para la documentación existente, teniendo 
en cuenta lo establecido por la normatividad aplicable vigente, para así designar la 
documentación que debe estar en el archivo de gestión y cual debe transferirse al archivo 
central. 
 
Debido a que el Hospital del que hace parte el Laboratorio Clínico se encuentra en 
proceso de acreditación, es importante que las diferentes secciones del laboratorio se 
sumen a este proceso desde los programas de Gestión de la Información, ya que por 
seguridad, orden y limpieza de los sitios de trabajo, se debe que conservar correctamente 
la documentación emitida por las diferentes áreas, para facilitar futuras consultas 
administrativas o legales si así fuera necesario.  
 
Este documento se constituye en la guía para que las demás secciones del laboratorio 
clínico inicien su análisis documental interno y generar así el documento maestro del 
laboratorio en conjunto para ser presentado al departamento de estadística y archivo del 
Hospital. 
 
 
 
REFERENCIAS 
 
[1] Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. (NTC–ISO-9000). 
Consultada el 2 de Noviembre de 2015, disponible en:  
http://www.ceicmo.com/resources/documents/NTC_ISO_9000-2005.pdf 
 
[2] Hospital Universitario San Ignacio. (2015)  Manual de Transferencias documentales. 
(Versión 2.0). Bogotá, D, C., ALMERA. Disponible en: 
http://www.husi.org.co/institucional/intranet/almera 
 
[3] COLOMBIA. MINISTERIO DE SALUD. Resolución 1995 (8, Julio, 1999). Por la cual 
se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. Diario Oficial Agosto 5 de 
1999. No. 43655. Consultada el 2 de Noviembre de 2015, disponible en:  
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16737#0 
 
[4] COLOMBIA. MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. Resolución 1441 (6, 
Mayo, 2013). Por la cual se definen los procedimientos y condiciones que deben cumplir 
los prestadores de Servicios de Salud para Habilitar los servicios y se dictan otras 
disposiciones. p 69. Consultada el 2 de Noviembre, disponible en:  
http://www.saludcapital.gov.co/Documents/Resoluci%C3%B3n%201441%20de%20201
3%20Ministerio.pdf 
 
[5] COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 77. (13, Enero, 1997). Por 
el cual se deroga totalmente el decreto 1917 del 5 de agosto de 1994 y se reglamenta el 
título VII de la ley 9 de 1979, en cuanto a los requisitos y condiciones técnico-sanitarias 
para el funcionamiento de los laboratorios clínicos y se dictan otras disposiciones sobre 
la materia. Diario Oficial Enero 23 de 1997. No 42965. Consultada el 2 de Noviembre, 
disponible en: 
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14542 
 
[6] COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 594. (14, Julio, 2000). Por medio 
de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial 
Julio 14 de 2000. No 44084. Consultada el 2 de Noviembre, disponible en: 
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 
 
[7] COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 042. (31, Octubre, 2002). 
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en 
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Diario Oficial 
Noviembre 13 de 2002. No 44997. Consultada el 2 de Noviembre, disponible en: 
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6349 
 
[8] Hospital Universitario San Ignacio. (2015). Cartilla Institucional. Versión 2.0. Bogotá, 
D.C., ALMERA. Disponible en: 
http://www.husi.org.co:8011/group/intranet 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANEXO