ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE EXISTEN 
ACTUALMENTE EN COLOMBIA QUE CUMPLEN CON LA LEGISLACIÓN 
VIGENTE PARA EMPRESAS PÚBLICAS DE ACUERDO CON EL PROGRAMA DE 
GESTIÓN DOCUMENTAL. 
 
 
 
 
 
PRESENTADO POR: 
 
 
 
LUIS ERNESTO BERDUGO BAEZ 
 
 
 
PRESENTADO A: 
 
 
 
JACKSON PEREIRA SILVA 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA 
ESPECIALIZACIÓN DE ALTA GERENCIA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS 
 BOGOTÁ D.C.  
 2016  
  
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TABLA DE CONTENIDO 
 
1. Resumen …………………………………………………………………………… 3  
2. Delimitación del problema (Introducción) ……………………………………….... 4 
3. Antecedentes……………………………………………………………………...... 5 
4. Justificación .………………………………………………………………………. 7 
5. Objetivo general …………………………………………………………………… 9 
6. Objetivos específicos …………………………………………………………….... 9 
7. Marco normativo …………………………………………………………………. 10 
8. Marco teórico …………………………………………………………………...... 12 
9. Definición e importancia de un sistema de gestión documental ...……………….  12 
10. Consideraciones básicas de un sistema de gestión documental ………………….. 13 
11. Aspectos de planeación …………………………………………………………... 13 
12. Desarrollo del trabajo ……………………………………………………….……. 15 
13. Sistema de gestión documental de la Superservicios …………………………….. 15 
14. Componentes del sistema de gestión documental de la Superservicios …………. 16 
15. Sistema de gestión documental del Archivo General ……………………………. 16 
16. Componentes del sistema de gestión documental del Archivo General ….……… 17 
17. Análisis del sistema o programa de gestión documental de la Superservicios vs. 
Archivo General de la Nación ……………………………………………………. 18 
18. Proceso de un sistema o programa de gestión documental……………………….. 18 
19. Conclusiones …………………………………………...………………………… 22 
20. Referencias bibliográficas ………………………………………………………... 23 
 
       LISTADO DE CUADRO Y TABLAS 
       Marco normativo ……………………………………………………………………. 10 
       Análisis comparativo ………………………………………………………………..  18 
       Cuadro de solución o plan de mejoramiento de los sistemas ……………………….. 20 
  
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RESUMEN 
 
El presente proyecto de investigación pretende analizar dos sistemas de gestión documental 
que existen actualmente en Colombia, los cuales cumplen con la legislación vigente para 
empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental y con lo establecido 
en la Ley General de Archivos; y comparar si los sistemas de gestión documental que 
existen actualmente en otras entidades del estado colombiano cumplen con la legislación 
vigente para empresas públicas. 
Con este análisis se pretende dar la mejor forma de solución y se busca estandarizar las 
características de la misma pensando en la posibilidad de replicarla en otras entidades que 
compartan dicha necesidad. 
Razón por la cual se decide analizar el sistemas de gestión documental Orfeo y Al fresco, 
ya que estos sistemas han estado realizando avances significativos orientados al 
mejoramiento del sistema actual, utilizando tecnologías novedosas en la creación de una 
nueva versione y alternativa para generar una buena implementación en los programas o 
sistemas de información documental. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 
 
INTRODUCCIÓN 
 
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. 
Programas de Gestión Documental, establece que:  
“Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo 
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse 
los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán 
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, 
empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y 
cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los 
documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en 
cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, 
la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes 
así como el funcionamiento razonable del sistema.” (Archivo General de la Nación, 
2000). 
En relación con lo anterior, un sistema de gestión documental, debe concebirse desde su 
inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivístico. 
Donde se analice que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación de los 
sistemas de gestión documental, involucre y surta una etapa de análisis y diseño de acuerdo 
con la normativa vigente. 
 
A partir de lo anterior se plantea la siguiente pregunta: ¿Los sistemas de gestión 
documental que existen actualmente en Colombia cumplen con la legislación vigente para 
empresas públicas de acuerdo con el programa de gestión documental? 
 
 
 
 
 
  
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ANTECEDENTES 
 
La gestión de documentos fue: 
“concebida en los  Estados Unidos alrededor de los años 50”  y de acuerdo con  Llanso “fue 
reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su 
adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, 
especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, 
pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde 
que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente 
atendiendo a su valor histórico”.  (LLANSO SANJUÁN, 1991) 
 
En Colombia, El Archivo General de la Nación expide el siguiente Acuerdo: 
 “El Reglamento General de Archivos - Acuerdo 07 de 1994, expedido por el Archivo 
General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en 
aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos 
administrativos, sistemas de gestión documental empleados para la gestión de documentos, 
valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación 
de documentos”.  (Archivo General de la Nación, 2000) 
 
En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión 
documental: bases para la elaboración de un programa” (Archivo General de la Nación, 1996), 
brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa o sistemas  
de gestión documental. 
 
Por otra parte, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y  el Decreto 2609 de 2012, 
establecen los lineamientos y procedimientos para la elaboración y aplicación de los 
procesos archivísticos, en especial lo relacionado con el instrumento denominado programa 
de gestión documental, que nos da las pautas para la elaboración de los sistemas de gestión 
documental, tanto para los documentos físicos y documentos electrónicos de archivo para el 
Estado Colombiano, así como el marco de referencia que determina el concepto del ciclo 
vital del documento y los beneficios de registrar y evidenciar las actuaciones y funciones 
  
6 
 
constitucionales, legales, administrativas y  técnicas, que faciliten la  eficacia, eficiencia y 
economía en los asuntos públicos y los relacionados con los derechos de los ciudadanos. 
Con la reciente promulgación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho 
del Acceso a la Información Pública Nacional, se  ratifican los   principios de la gestión 
documental y la necesidad que tienen las entidades del Estado y los nuevos sujetos  
obligados, de contar con información confiable y oportuna, fortalecer los esquemas de 
publicación de información, y crear y mantener actualizado el registro de activos de 
información para uso y disposición del público. 
 
En relación con toda la normatividad que se ha promulgado por el ente rector “Archivo 
General de la Nación” se puede observar que en la actualidad no existe un sistema de 
gestión documental, claro; sin embargo en el mercado Colombiano se ha tratado de 
establecer sistemas que se adapten con lo estipulado en los instrumentos archivísticos pero 
aun así el archivo general no ha dado un aval donde se pueda tomar como ejemplo para la 
implementación.  
    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
7 
 
JUSTIFICACIÓN 
 
A raíz de la normativa vigente para Colombia, se puede observar que en la actualidad no se 
cuenta con un sistema de gestión documental que cumpla con lo establecido con los 
instrumentos Archivísticos en especial el programa de gestión documental considerado uno 
de los más importantes en la gestión documental. 
 Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del 
Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los 
reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio 
documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia 
adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; 
que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función 
archivística, señala en el literal h) “Modernización”, el Estado propugnará por el 
fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, 
estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y 
archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “que establece que las entidades 
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de 
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos 
archivísticos”. (Archivo General de la Nación, 2000) 
 
No obstante, lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o 
metodológico en materia de los sistemas gestión documental, hace falta la identificación 
sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación, carencia que se 
constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones 
de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos 
archivísticos con el marco normativo. 
 
Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación 
de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que 
cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos 
  
8 
 
archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación  de los 
sistemas y programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados 
a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. 
 
En relación con lo anteriormente descrito se debe realizar un análisis con los diferentes 
sistemas que en la actualidad se encuentran en Colombia y que las entidades públicas están 
aplicando para observar las diferencias que existen entre ellos, para determinar cuál se 
acopla para la normativa o lo exigido por el Archivo General de la Nación, para esto se 
deben escoger dos o tres entidades públicas que tengan implementado el sistema de gestión 
documental, para verificar y analizar por qué no cumplen con lo exigido en el decreto 2609 
de 2012, donde dan los lineamientos necesarios para la elaboración de un sistema de 
gestión documental y sus requisitos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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OBJETIVOS 
 
OBJETIVO GENERAL 
 Analizar los sistemas de gestión documental que existen actualmente en Colombia 
que cumplen con la legislación vigente para empresas públicas de acuerdo con el 
programa de gestión documental. 
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS  
 
 Describir el sistema de gestión documental de dos entidades públicas para 
determinar el cumplimiento de la legislación. 
 
 Analizar en paralelo los requisitos exigidos por parte del Archivo de General de la 
Nación VS los sistemas de gestión documental de las dos entidades públicas de 
acuerdo con el instrumento archivístico. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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MARCO NORMATIVO 
Tabla 1 Marco Normativo 
NORMA DESCRIPCIÓN 
 
 
 
Constitución Política de Colombia.  
Artículo 70. El Estado tiene el deber de 
promover y fomentar el acceso a la cultura 
de todos los colombianos en igualdad de 
oportunidades, por medio de la educación 
permanente y la enseñanza científica, 
técnica, artística y profesional en todas las 
etapas del proceso de creación de la 
identidad nacional. 
 
Ley 80 de 1989. 
Por la cual se crea el Archivo General de la 
Nación, se establece el Sistema Nacional de 
Archivos y se dictan otras disposiciones. 
 
 
Ley 527 de 1999. 
Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el 
acceso y uso de los mensajes de datos, del 
comercio electrónico y las firmas digitales, 
y se establecen las entidades de 
certificación y se dictan otras disposiciones.  
 
 
 
Ley 594 de 2000. 
Artículo 21. Programas de Gestión 
Documental. Las entidades públicas 
deberán elaborar programas de gestión de 
documentos, pudiendo contemplar el uso de 
nuevas tecnologías y soportes, en cuya 
aplicación deberán observarse los principios 
y procesos archivísticos. 
 
Decreto 2364 de 2012. 
Por medio del cual se reglamenta el artículo 
7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma 
electrónica y se dictan otras disposiciones. 
 
Decreto 2482 de 2012. 
Por el cual se establecen los lineamientos 
generales para la integración de la 
planeación y la gestión. 
 
Decreto 2693 de 2012. 
Por el cual se establecen los lineamientos 
generales de la estrategia de Gobierno en 
línea de la República de Colombia, se 
reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 
2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras 
disposiciones. 
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la 
Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 
58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan 
otras disposiciones en materia de Gestión 
Documental para todas las Entidades del 
Estado. 
  
11 
 
 
Decreto 2578 de 2012.  
Por el cual se reglamenta el Sistema 
Nacional de Archivos, se establece la Red 
Nacional de Archivos. 
 
Decreto 103 de 2015. 
Por medio del cual se reglamenta 
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se 
dictan otras disposiciones. 
Acuerdo 07 de 1994. Reglamento General de Archivos. 
Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 
del 29 de junio de 1994. 
 
 
 
Acuerdo 04 de 2013. 
Por el cual se reglamentan parcialmente los 
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se 
modifica el procedimiento para la 
elaboración, presentación, evaluación, 
aprobación e implementación de las Tablas 
de Retención Documental y las Tablas de 
Valoración Documental. 
 
Acuerdo 05 de 2013. 
Por el cual se establecen los criterios 
básicos para la clasificación, ordenación y 
descripción de los archivos en las entidades 
públicas y privadas que cumplen funciones 
públicas y se dictan otras disposiciones. 
 
Circular AGN  No. 2 de 1997. 
Parámetros a tener en cuenta para 
implementación de nuevas tecnologías en 
los archivos públicos. 
 
Circular 02 de 2010. 
Decisiones sobre la solución tecnológica de 
apoyo al aplicativo de Gestión Documental 
ORFEO. 
 
Circular 04 de 2010. 
Expedida por COINFO estándares mínimos 
en procesos de administración de archivos y 
gestión de documentos electrónicos. 
Circular 02 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas 
de Gestión Documental. 
 
Circular 01 de 2014. 
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El 
Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 
2012 y el Decreto 1515 de 2013. 
Fuente: Normativa del Archivo General de la Nación. 
 
 
 
 
 
  
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MARCO TEÓRICO 
 
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el 
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y 
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su 
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. (Archivo General de la 
Nación, 2000) 
Un Sistema o programa de gestión documental, se puede definir como el conjunto de 
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la 
gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, 
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los 
documentos. Con la implantación de un sistema o programa de gestión documental se 
pretende alcanzar los siguientes objetivos: 
 “Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de 
la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la 
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión 
pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. 
 Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los 
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la 
normalización  de modelos y formatos para la producción documental. 
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez 
preserven el cuidado del medio ambiente. 
 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y 
distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y 
mensajería. 
 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos 
a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, 
confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 
 Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación  de la tabla de Retención 
Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, 
conservación  de la información y disposición final de los documentos. 
  
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 Facilitar la recuperación  de la información en forma rápida y oportuna. 
 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la 
administración e importantes para la cultura”. (Superservicios - Archivo General) 
 
CONSIDERACIONES BÁSICAS DE UN SISTESMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
Para elaborar un sistema de gestión documental, se deben considerar los siguientes 
aspectos: 
 Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la 
gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de 
trámites y la eficiencia de la administración. 
 Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la 
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación 
de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la 
gestión documental. 
 Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en 
la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El 
concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y 
el principio de orden original.  
 
ASPECTOS DE PLANEACIÓN 
Diagnóstico: Para el desarrollo de un sistema de gestión documental, obedece a un plan de 
acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla 
la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los 
requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del  programa, 
planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan 
discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la 
gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan 
las políticas generales de la gestión documental en cada organización y un conjunto de 
directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. 
  
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Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos  técnicos previos como: 
contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de  formas o formatos 
regulados, manual de funciones, tablas de retención documental y tablas de valoración 
documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general. Para ello, se deberán 
verificar el cumplimiento de la siguiente condición:  
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento 
General de Archivos y demás normas complementarias, que garantice el 
cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, 
control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, 
ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, 
adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia 
de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística 
dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en 
la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos 
relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y 
comités de informática. 
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el sistema o programa 
de gestión documental, con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con 
los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las 
que haga uso la entidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
15 
 
DESARROLLO DEL TRABAJO 
 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERSERVICIOS  
La Superintendencia de Servicios Públicos, tiene actualmente implementado el sistema de 
gestión documental Orfeo, que cumple con los requisitos exigidos en el Decreto 2609 de 
2012. 
Este sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la 
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en Colombia, licenciado como 
software libre bajo licencia  GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la 
creación colectiva. 
Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier 
organización, automatizando procedimientos con importantes ahorros en tiempo, costos y 
recursos tales como; tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control 
sobre los documentos. 
“Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sinnúmero de 
entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios, su uso está 
siendo estudiado por parte de entidades y organizaciones en otros países como Ecuador 
mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.” (http://orfeogpl.org/ata/?q=node/1, s.f.). 
Se puede observar que el sistema cumple con los requisitos mínimos y cuenta con los 
instrumentos archivísticos que exige el Archivo General de la Nación. 
Para el Archivo General de la Nación, el tema concerniente al sistema de gestión 
documental ORFEO, ellos no lo toman como un sistema tecnológico para la gestión 
documental porque no tiene los lineamientos como ente rector para la aprobación y 
aplicación del mismo, ellos regulan y aprueban los programas de gestión documental 
físicos, pero deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse 
cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.  
 
 
 
 
  
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COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA 
SUPERSERVICIOS. 
El sistema de gestión documental se inclina por los siguientes componentes: 
 “Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación, y 
distribución de la correspondencia. 
 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación, y 
distribución de la correspondencia. 
 Resaltan la importancia del papel de los documentos y archivos, como relevantes para la 
administración pública necesarios para la participación ciudadana, transparencia y control 
de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. 
 Procurar la nacionalización y control en la producción documental. 
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que preserven el 
medio ambiente. 
 Normalizar los procedimientos para el recibo, radiación y distribución de la 
correspondencia utilizando el sistema. 
 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivo a 
partir de la responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. 
 Implementar el desarrollo de la tabla de retención documental, organización, transferencias 
primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final 
de los documentos. 
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. 
 Los archivos tienen que ser verdaderos centros de información, útiles para la administración 
e importantes para la cultura”. (Superservicios - Archivo General) 
 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL  
 
El Archivo General de la Nación cuenta con el sistema de gestión documental Al fresco – 
Esigna, el cual cumple con los requisitos exigidos en el Decreto 2609 de 2012. 
  
17 
 
El sistema Al fresco es una herramienta de Gestión documental basada en Software Libre, 
que permite la creación de un repositorio de archivos y contenidos, almacenando toda la 
información en un mismo sistema. 
Al fresco es un aplicación libre cliente-servidor, multiplataforma, que usa tecnologías 
JAVA. El gestor de contenidos viene acompañado de una interfaz de usuario web, basada 
en estándares, que hace sus componentes totalmente integrables con la web 2.0. 
Pionero en la filosofía SaaS, Al fresco permite gestionar el contenido como servicio, 
haciéndolo integrable con otras aplicaciones, mediante Web Services. Además, incluye el 
total acceso habilitando otros accesos. Puede administrar correo electrónico, y configurar el 
repositorio como una cuenta IMAP en el cliente de correo, Outlook o Thunderbird. 
Al fresco es totalmente extensible y personalizable, tanto en aspectos del modelo de 
contenidos, como técnicos.  
Se puede reconocer que el sistema cumple con los requisitos mínimos y cuenta con los 
instrumentos archivísticos que exige el Archivo General de la Nación. 
 
COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO 
GENERAL DE LA NACIÓN. 
 
El sistema de gestión documental se inclina por los siguientes componentes: 
 
 Catalogar y clasificar los documentos por múltiples criterios. 
 Extraer metadatos de los documentos, automáticamente. 
 Asignarles propiedades y características. 
 Realizar búsquedas complejas, incluyendo el contenido del documento, metadatos, 
categorías, etc. 
 Enviar e-mail y notificaciones a otros usuarios incluyendo referencias al documento. 
 Crear flujos de trabajo, aprobación, supervisión, etc. 
 Control de versiones y auditoría 
 Colaboración en el desarrollo de documentos, bloqueo de documentos en la edición, 
edición on-line y off-line. 
  
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 Seguridad de documentos mediante usuarios, roles y carpetas. 
 Ejecutar acciones, como conversiones, cambios de formato, envíos automáticos, etc. 
 Compartir documentos con otros usuarios 
 Incluir documentos en blogs y web de forma sencilla. 
 Carga de documentos a través del propio explorador de archivos de Windows. 
 
ANALISIS DEL SISTEMA O PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA 
SUPERSERVICIOS VS. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 
 
PROCESO DE UN SISTEMA O PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. “Establece que la gestión de 
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o 
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los 
documentos”.  (Archivo General de la Nación, 2000) 
Para efectos de la conceptualización de un sistema o programa de gestión documental, se 
determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán 
en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento 
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).  
Después de consultar y comparar la guía para la implementación de un sistema o programa 
de gestión documental, realice el siguiente análisis del sistema del Archivo General de la 
Nación, y el sistema de gestión documental de la Superintendencia de Servicio Públicos: 
 
Tabla 2 Análisis comparativo 
SISTEMA DE GESTIÓN 
DOCUMENTAL DEL ARCHIVO 
GENERAL DE LA NACIÓN 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE LA SUPERSERVICIOS 
MARCO LEGAL 
- Ley 594 de 2000 
Artículo 4. Principios Generales. 
-ley 142 de 1994  
Artículo 6 Creación de la Superintendencia. 
  
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Artículo 21. Programas de Gestión 
Documental. Las entidades públicas 
deberán elaborar programas de gestión 
de documentos, pudiendo contemplar el 
uso de nuevas tecnologías y soportes, 
en cuya aplicación deberán observarse 
los principios y procesos archivísticos. 
- Decreto 990 de 2002 se fija una estructura 
orgánica. 
-Resoluciones: 1642/1996, 9445/1998, 
0910/2004 y 4164/2008 se creó y 
reglamento el comité de archivo de la 
entidad. 
 
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL. 
En ambos sistemas de Gestión documental se inclinan por los siguientes componentes: 
1. Logran una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, 
radicación, y distribución de la correspondencia. 
2. Alcanzan una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, 
radicación, y distribución de la correspondencia. 
3. Resaltan la importancia del papel de los documentos y archivos, como 
relevantes para la administración pública necesarios para la participación 
ciudadana, transparencia y control de la gestión pública y garantía de los 
derechos individuales y colectivos. 
4. Procuran la nacionalización y control en la producción documental. 
5. Normalizan la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que 
preserven el medio ambiente. 
6. Normalizar los procedimientos para el recibo, radiación y distribución de la 
correspondencia utilizando sistemas eficientes de correo y mensajería. 
7. Regulan el manejo y organización del sistema de administración de 
documentos y archivo a partir de la responsabilidad, confidencialidad, 
seguridad y accesibilidad. 
8. Implementan el desarrollo de la tabla de retención documental, organización, 
transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la 
información y disposición final de los documentos. 
9. Facilitan la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. 
 
  
20 
 
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 
 Dada la importancia de la Tabla 
de Retención Documental como  
un elemento indispensable en la 
gestión documental y por ser un 
instrumento archivístico esencial 
que permite la racionalización 
de la producción documental y 
la institucionalización del ciclo 
vital de los documentos en los 
archivos de gestión, central, e 
históricos de la entidades. 
Orfeo permite realizar el cargue, ajuste y 
administración de las Tablas de Retención 
Documental, previamente aprobadas por el 
Archivo General de la Nación para cada 
Entidad, realizando una aplicación dinámica 
con el administrador y los usuarios del 
sistema, con enfoque de procesos. 
 
Fuente: Luis Ernesto Berdugo Baez. 
 
Teniendo en cuenta el análisis que se hizo sobre los dos sistemas de gestión documental se 
puede observar que hay riegos que pueden ser un impacto para los sistemas de gestión 
documental, que a continuación se describe en el siguiente cuadro como una solución o 
plan de mejoramiento de los sistemas. 
 
Tabla 3 Cuadro de Solución o plan de mejoramiento de los sistemas 
DESCRIPCION DEL 
 RIESGO  
IMPACTO  SOLUCIÓN   
Que la migración de datos 
no se realicen en los tiempos 
establecidos. 
Se afecta la puesta en 
producción del sistema.  
Realizar planeación 
detallada a partir de las 
experiencias de la 
Superservicios y del 
Archivo General. 
 
Perder información al 
momento de migrar  gran 
cantidad de datos que no 
cumplen con las reglas del 
negocio, razón por la cual 
deben reprocesar 
actividades. 
Impactan las actividades  la 
capacitación, desarrollo de 
pruebas y la puesta en 
producción del sistema.  
Se debe generar una 
ejecución y verificación 
completa de los datos que se 
van a migrar analizando las 
nuevas reglas del negocio.  
  
21 
 
 No tener el compromiso de 
la alta gerencia para la 
implementación de los 
Sistema de gestión 
documental. 
Los sistemas no pueden ser 
implementados en la 
entidad, por no contar con 
los recursos financieros, 
técnicos, administrativos 
requeridos para su uso.  
Indicar los beneficios que 
traen los sistemas, como 
reducción de costo en 
papelería, espacio físico y 
contribuir con el medio 
ambiente. 
Fuente: Luis Ernesto Berdugo Baez 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
22 
 
CONCLUSIONES 
 
Se pudo analizar que los software que se ofrecen en Colombia y que se están 
implementando en las entidades públicas, cumplen con la mayoría de los requisitos 
exigidos por el ente rector, lo cual permite dar inicio al diseño y desarrollo de una solución 
basada en la necesidad de una persona o una entidad. Sin embargo suele suceder en la 
mayoría de los casos que el resultado del proyecto inicialmente planteado cubre la 
necesidad, pero quedan brechas de posibles correcciones en los módulos aplicados. Así 
mismo cuando una entidad identifica nuevas necesidades a suplir, se plantea la mejor forma 
de solución y se busca estandarizar las características de la misma pensando en la 
posibilidad de replicarla en otras entidades que compartan dicha necesidad. 
 
El Sistemas de Gestión documental Orfeo y Al fresco, han estado realizando avances 
significativos orientados al mejoramiento del sistema actual, utilizando tecnologías 
novedosas en la creación de una nueva versión. 
 
La legislación Archivística Colombiana no está actualizada en cuando a los requerimientos 
necesarios para la implementación de los sistemas de Gestión Documental, teniendo en 
cuenta que el auge tecnológico avanza con rapidez y las TIC’S son cada vez más, parte 
importante de nuestras vidas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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BIBLIOGRAFIA 
 
Archivo General de la Nación. (1996). Gestión Documental : Bases para la elaboración de 
un programa. Bogotá: Imprenta Nacional.    
 
Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá. 
 
LLANSO SANJUÁN, J. (1991). Gestión de Documentos: Definición y Análisis de 
Modelos.  
 
LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas Archivísticos y Gestión de Documentos: 
ponencia.  14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de 
Archivos, 2000);  p. 32. 
 
DOYLE. Murielle y FRENIERE, André. La preparación de manuales de gestión de 
documentos para las administraciones públicas. París: UNESCO, 1991. p. 54  
 
LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de Documentos: definición y análisis de modelos. 
Bergara: Irargi, 1991. p. 234   
 
Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental. Disponible en: 
http://www.archivogeneral.gov.co/manuales#overlay-context=