Metodología para la implementación del documento electrónico en la UMNG caso de estudio Oficina de Planeación
Methodology for the implementation of the electronic document in the UMNG case study planning office
Date
2016-05-06Key words
ciclo de vida del documento; documento electrónico; metadatos; metadatos flujos de trabajo; firma digital; documentos electronicos; metadatos; firmas digitales
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Abstract
De acuerdo con la evolución de la tecnología en las últimas décadas, el mundo vive hoy en día una transformación crucial en factores tan importantes como es la información en las organizaciones, es por esto que cada vez se piensa en la automatización de los procesos, con el propósito de mejorar sus servicios, por ende la utilización de sistemas de gestión electrónica de documentos (SGED) resultan eficaces en la gestión.
Para el desarrollo del trabajo se obtuvo la información proveniente de revisión de normas de sistemas de implementación de gestión documental y de normatividad aplicable sobre documento electrónico nacional e internacional, así como de la legislación colombiana que dictamina estos procesos. De igual forma, a partir de las entrevistas realizadas a los expertos en la definición de herramientas tecnológicas y al grupo de trabajo en el levantamiento de procesos y procedimientos las cuales se aplicaron en el desarrollo del diseño metodológico.
Como resultado del proceso de análisis de la información se determinaron los criterios para la implementación del documento electrónico en la Universidad Militar Nueva Granada (UMNG), acorde con la preservación de los documentos electrónicos. Así mismo, como validación del diseño se seleccionó como elemento de análisis uno de los componentes del documento electrónico, la firma digital, dado que el no uso de ésta es uno de los factores por los que más se imprimen documentos.
According to the evolution of technology in recent decades, the world lives today a crucial transformation in such important factors as is the organizations information, this is why every time it is think about the automation of processes, in order to improve its services, hence the use of systems of electronic document management (DMS) are effective in management.
For the development of the Work it was obtained the information from review of standards implementation system of document management and applicable regulations on national and international electronic document and Colombian law dictates that processes. Similarly, since from interviews with experts in the definition of technological tools and the working group on lifting processes and procedures which were applied in the methodology design.
As a result of the analysis of information on the criteria for the implementation of electronic document in the Universidad Militar Nueva Granada (UMNG), consistent with the preservation of electronic records they were determined. Also, as validation of design was selected as an element of analysis of the components of the electronic document, the digital signature, as not using it is one of the factors that most documents are printed.