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Diseño del manual de procesos para la empresa Embapack S.A.S.

dc.contributor.advisorArturo Calvache, Jaime Eduardospa
dc.contributor.authorCarvajal Silva, Yury Alexandra
dc.contributor.otherEMBAPACK S.A.S.spa
dc.coverage.spatialCalle 100spa
dc.date.accessioned2018-05-03T19:12:25Z
dc.date.accessioned2019-12-26T21:57:00Z
dc.date.available2018-05-03T19:12:25Z
dc.date.available2019-12-26T21:57:00Z
dc.date.issued2018-02-15
dc.identifier.urihttp://hdl.handle.net/10654/17484
dc.description.abstractLa empresa EMBAPACK S.A.S. con su interés de seguir creciendo como compañía en la ciudad de Bogotá para proyectarse a nivel nacional consideró de vital importancia iniciar la organización de los aspectos faltantes para poder acceder a la certificación de calidad que le daría la posibilidad de acceder a nuevos mercados. Por ello, al identificar como una de sus debilidades la carencia de un manual de procesos se dio a la tarea de construirlo, lo cual constituyó el propósito del presente estudio, en la que para tal efecto se buscó definir los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo y duplicidad, identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución, identificar y describir los diferentes procesos y procedimientos que se desarrollan dentro de la organización con el fin de establecer responsabilidades, frecuencias y tiempos, y diseñar el manual de procesos. Con el logro de estos diferentes aspectos, se concluye que toda empresa debería organizar su manual de procesos para dar claridad a sus operarios en cuanto a sus labores e interacciones dentro de la empresa, para facilitar la incorporación de nuevos elementos y para emprender procesos de certificación que les permitan mejorar su competitividad en el mercado.spa
dc.description.tableofcontentsIntroducción ......................................................................................................................... 14 1. Contexto del trabajo ......................................................................................................... 15 1.1 Planteamiento del problema ........................................................................................... 15 1.2 Formulación del problema .............................................................................................. 17 1.3 Justificación ..................................................................................................................... 17 1.4 Delimitación ..................................................................................................................... 18 1.5 Objetivos .......................................................................................................................... 18 1.5.1 Objetivo general ........................................................................................................... 18 1.5.2 Objetivos específicos .................................................................................................... 18 1.6 Formulación de hipótesis ................................................................................................. 19 1.6.1 Hipótesis general .......................................................................................................... 19 1.6.2 Hipótesis de trabajo ...................................................................................................... 19 1.7 Marco de referencia ......................................................................................................... 19 1.7.1 Marco teórico ................................................................................................................ 19 1.7.2 Marco contextual .......................................................................................................... 25 1.8 Aspectos metodológicos .................................................................................................. 28 1.8.1 Tipo de investigación ................................................................................................... 28 1.8.2 Población y muestra ..................................................................................................... 28 1.8.3 Recolección de la información ..................................................................................... 28 1.8.4 Procedimiento ............................................................................................................... 28 1.8.4.1 Sensibilizar ................................................................................................................ 28 1.8.4.2 Elaborar un diagnóstico general ................................................................................ 28 1.8.4.3 Identificación de los procesos .................................................................................... 29 1.8.4.4 Levantamiento de la información .............................................................................. 29 1.8.4.5 Análisis de la información ......................................................................................... 29 1.8.4.6 Generalidades del proceso .......................................................................................29 1.8.4.7 Validar mapa de procesos ........................................................................................ 29 2. Identificación de las funciones de los cargos y unidades administrativas ....................... 30 2.1 Presentación de la Empresa .......................................................................................... 30 2.1.1 Misión ......................................................................................................................... 30 2.1.2 Visión .......................................................................................................................... 30 2.1.3 Ubicación .................................................................................................................... 30 2.2 Objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas ................................ 30 2.2.1 Gerente general .......................................................................................................... 30 2.2.1.1 Objetivo general del cargo ....................................................................................... 31 2.2.1.2 Funciones ................................................................................................................ 31 2.2.2 Sub - Gerente ............................................................................................................. 32 2.2.2.1 Objetivo general del cargo ...................................................................................... 32 2.2.2.2 Funciones ................................................................................................................ 32 2.2.3 Director Financiero / Contador .................................................................................. 33 2.2.3.1 Objetivo general del cargo ..................................................................................... 33 2.2.3.2 Funciones ............................................................................................................... 33 2.2.4 Auxiliar contable ....................................................................................................... 34 2.2.4.1 Objetivo general del cargo ..................................................................................... 34 2.2.4.2 Funciones .............................................................................................................. 34 2.2.5 Director Comercial ................................................................................................... 35 2.2.5.1 Objetivo general del cargo ................................................................................... 36 2.2.5.2 Funciones ............................................................................................................. 36 2.2.6 Director Administrativo ............................................................................................ 36 2.2.6.1 Objetivo general del cargo ................................................................................... 37 2.2.6.2 Funciones ............................................................................................................ 37 2.2.7 Coordinador de Gestión y Logística ....................................................................... 38 2.2.7.1 Objetivo general del cargo .................................................................................. 38 2.2.7.2 Funciones ........................................................................................................... 38 2.2.8 Coordinador de Compras ...................................................................................... 39 2.2.8.1 Objetivo general del cargo ................................................................................. 39 2.2.8.2 Funciones .......................................................................................................... 40 2.2.9 Coordinador de Talento Humano ......................................................................... 41 2.2.9.1 Objetivo general del cargo ................................................................................ 41 2.2.9.2 Funciones ......................................................................................................... 41 2.2.10 Coordinador de Producción ............................................................................... 44 2.2.10.1 Objetivo general del cargo ............................................................................. 44 2.2.10.2 Funciones ............................................................................................................... 44 2.2.11 Supervisor de Producción .......................................................................................... 45 2.2.11.1 Objetivo general del cargo ...................................................................................... 45 2.2.11.2 Funciones ................................................................................................................ 45 2.2.12 Almacenista ................................................................................................................ 47 2.2.12.1 Objetivo general del cargo ....................................................................................... 47 2.2.12.2 Funciones ................................................................................................................ 47 2.2.13 Operario de corte y ensamblaje ................................................................................. 49 2.2.13.1 Objetivo general del cargo ...................................................................................... 49 2.2.13.2 Funciones ................................................................................................................ 50 2.2.14 Conductor y mensajero .............................................................................................. 51 2.2.14.1 Objetivo general del cargo ...................................................................................... 52 2.2.14.2 Funciones ................................................................................................................ 52 3. Determinación de las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución ....................................................54 4. Definición y descripción de los diferentes procesos y procedimientos que se desarrollan dentro de la organización ................................................................................................... 55 4.1 Mapa de Procesos .........................................................................................................55 4.2 Procesos Gerenciales .................................................................................................. 55 4.2.1 Proceso de Planeación Presupuestal ……….............................................................. 56 4.2.2 Proceso de Compras ................................................................................................ 57 4.2.3 Proceso de recepción de compras ........................................................................... 58 4.2.4 Proceso de Registro de Productos Nuevos .............................................................. 59 4.2.5 Proceso de realización de inventarios ..................................................................... 60 4.2.6 Proceso de remisiones de materias primas ............................................................ 61 4.2.7 Proceso de Traslado de Materias Primas e Insumos ............................................. 61 4.2.8 Proceso de Compras eventuales ................................................................................. 62 4.3 Procesos Misionales ........................................................................................................64 4.3.1 Proceso de Gestión Comercial ..................................................................................... 64 4.3.2 Proceso de Cotización y Orden de Producción............................................................. 65 4.3.3 Proceso de Creación de Cliente Nuevo ....................................................................... 66 4.3.4 Proceso de Elaboración de Ficha Técnica del Producto ............................................. 67 4.3.5 Proceso de Producción .............................................................................................. 68 4.3.6 Proceso de Control de Calidad .................................................................................. 69 4.3.7 Proceso de Entrega ................................................................................................... 70 4.4 Procesos de Apoyo de Talento Humano ...................................................................... 71 4.4.1 Proceso de Selección de Personal ............................................................................ 71 4.4.2 Proceso de Contratación de Personal ..................................................................... 71 4.4.3 Proceso de Inducción .............................................................................................. 73 4.4.4 Proceso de Asesoría y capacitación del equipo humano ........................................ 73 4.4.5 Proceso de Accidente o Incidente de Trabajo ........................................................ 74 4.4.7 Proceso de registro de incapacidades .................................................................... 76 4.4.8 Proceso trámite de liquidación de incapacidad ..................................................... 77 4.4.9 Proceso de solicitud y autorización de vacaciones ................................................ 78 4.4.10 Proceso de Liquidación de Contrato Laboral ............................................................ 79 4.5 Procesos de Apoyo Contables .................................................................................... 81 4.5.1 Proceso de Ajuste de Cuentas con Clientes ............................................................. 81 4.5.2 Proceso de Ajuste de Cuentas con Proveedores ...................................................... 82 4.5.3 Proceso de Cancelación de Anticipos de Clientes .................................................... 83 4.5.4 Proceso de Cheques Devueltos ................................................................................ 83 4.5.5 Proceso de Conciliación Bancaria .............................................................................. 84 4.5.6 Proceso de Consulta de Saldo en Bancos ................................................................... 86 4.5.7 Proceso de Control de costos de inventario .............................................................. 87 4.5.8 Proceso de Revisión y Cuadre de Caja ....................................................................... 87 4.5.9 Proceso de Diligenciamiento de Consignaciones ...................................................... 88 4.5.10 Proceso de Diligenciamiento de Informe de Movimiento de Caja........................... 89 4.5.11 Proceso de Diligenciamiento de Recibos de Gastos .......................................... 90 4.5.12 Proceso de elaboración y presentación de Informes a Entidades Estatales ........................................................................................................................................ 91 4.5.13 Proceso de elaboración y envío de medios magnéticos a la DIAN……….............. 92 4.5.14 Proceso Recepción Pago de Clientes .................................................................. 94 4.5.15 Proceso de Reembolso de Caja Menor .............................................................. 96 4.5.16 Proceso de Registro de Consignaciones ............................................................... 97 4.5.17 Proceso de Informe de la Empresa a la Superintendencia de Sociedades ........................................................................................................................................... 98 4.5.18 Proceso de Revisión de Cartera de la Empresa ..................................................... 99 4.5.19 Proceso Solicitud Crédito Cliente Nuevo ............................................................. 100 4.5.20 Proceso de Cuadre de Gastos de Personal por Actividades del Cargo ......................................................................................................................................... 102 4.5.21 Proceso de Interface de Nómina ......................................................................... 104 4.5.22 Proceso de Liquidación de Nómina ...................................................................... 105 4.5.23 Proceso de Liquidación de Vacaciones ................................................................. 106 4.5.24 Proceso de Pago de Nómina ................................................................................. 108 4.5.25 Proceso de Pago de Parafiscales........................................................................... 109 4.6 Procesos de Apoyo de Mensajería ............................................................................ 110 4.6.1 Proceso de Archivo de Documentos ....................................................................... 110 4.6.2 Proceso de Gestión de Autorizaciones .................................................................... 111 4.6.3 Proceso de Entrega de Documentos a Clientes ....................................................... 112 4.6.5 Proceso de Recaudo de Dinero pagado por Clientes ............................................... 114 4.6.6 Proceso de Solicitud y Entrega de Documentación a Entidades …………….…………..... 115 4.7 Procesos de Apoyo en Seguridad y Salud Ocupacional ............................................... 115 4.7.1 Proceso de Cotización y Selección de Proveedores .................................................. 115 4.7.2 Proceso de Dotación de Uniformes .......................................................................... 117 4.7.3 Proceso de Dotación del Botiquín ............................................................................. 118 4.7.4 Proceso de Determinación de Elementos de Protección Personal a Comprar ...................................................................................................................................... 119 4.7.5 Proceso de Dotación de Elementos de Protección Personal ............................... 119 4.7.6 Proceso de Recepción y Entrega de Elementos de Protección Personal .......................................................................................................................................... 120 4.8 Procesos de Apoyo en Servicios Generales y Cafetería .......................................... 121 4.8.1 Procesos de Compra de Implementos de Aseo y Cafetería……………………….. 121 4.8.2 Proceso de Mantenimiento, limpieza y organización de la Cocina ……………..…… 122 4.8.3 Proceso de Cuidado y Mantenimiento de las Plantas de las Oficinas ……………….. 122 4.8.4 Proceso de Aseo de la Nevera ............................................................................... 123 4.8.5 Proceso de Servicio de Cafetería ........................................................................... 123 4.8.6 Proceso de Servicio de Aseo de las Áreas de Oficina …………............................... 124 5. Manual de procesos para la empresa EMBAPACK S.A.S. ..........................................125 Misión .............................................................................................................................. 125 Visión ................................................................................................................................. 125 6. Conclusiones ................................................................................................................. 157 Referencias bibliográficas ................................................................................................ 159 Figura 1. Árbol del problema de la empresa EMBAPACK S.A.S. ........................................ 16 Figura 2. Organigrama Embapack ................................................................................... 26 Figura 3. Organigrama por Departamentos de Embapack ....................................………..27 Figura 4. Líneas de comunicación entre las Unidades Administrativas y Operativas de EMBAPACK ........................................................................................................................... 54 Figura 5. Mapa de Procesos de EMBAPACK ........................................................................ 55 Figura 6. Proceso de planeación presupuestal ..................................................................... 56 Figura 7. Proceso de compras ............................................................................................... 57 Figura 8. Proceso de recepción de compras ........................................................................ 58 Figura 9. Proceso de registro de productos nuevos ............................................................ 59 Figura 10. Proceso de realización de inventarios ................................................................. 60 Figura 11. Proceso de remisiones de materias primas ......................................................... 61 Figura 12. Proceso de traslado de materias primas e insumos ............................................. 62 Figura 13. Proceso de compras eventuales .......................................................................... 63 Figura 14. Proceso de Gestión Comercial ............................................................................. 64 Figura 15. Proceso de cotización y orden de producción ..................................................... 65 Figura 16. Proceso de creación de cliente nuevo ................................................................ 66 Figura 17. Proceso de elaboración de ficha técnica del producto ....................................... 67 Figura 18. Proceso de producción ........................................................................................ 68 Figura 19. Proceso de control de calidad .............................................................................. 69 Figura 20. Proceso de entrega ............................................................................................. 70 Figura 21. Proceso de selección de personal ....................................................................... 71 Figura 22. Proceso de contratación de personal .................................................................. 72 Figura 23. Proceso de inducción ........................................................................................... 73 Figura 24. Proceso de asesoría y capacitación del equipo humano ..................................... 74 Figura 25. Proceso de Manejo de incidente o accidente de trabajo ..................................... 75 Figura 26. Proceso de sistematización de reporte de accidente de trabajo ......................... 76 Figura 27. Proceso de registro de incapacidades................................................................. 77 Figura 28. Proceso de trámite de liquidación de incapacidad ............................................. 78 Figura 29. Proceso de solicitud y autorización de vacaciones .............................................. 79 Figura 30. Proceso de liquidación de contrato laboral ......................................................... 80 Figura 31. Proceso de ajuste de cuentas con clientes ......................................................... 81 Figura 32. Proceso de ajuste de cuentas con proveedores .................................................. 82 Figura 33. Proceso de cancelación de anticipos de clientes ................................................ 83 Figura 34. Proceso de cheques devueltos ............................................................................ 84 Figura 35. Proceso de conciliación bancaria ......................................................................... 85 Figura 36. Proceso de consulta de saldo en Bancos ............................................................ 86 Figura 37. Proceso de control de costos de inventario ........................................................ 87 Figura 38. Proceso de revisión y cuadre de caja .................................................................. 88 Figura 39. Proceso de diligenciamiento de consignaciones ................................................. 89 Figura 40. Proceso de diligenciamiento de informe de movimiento de caja ....................... 90 Figura 41. Proceso de diligenciamiento de recibos de gastos .............................................. 91 Figura 42. Proceso de elaboración y presentación de informes a entidades estatales ........ 92 Figura 43. Proceso de elaboración y envío de medios magnéticos a la DIAN ..................... 94 Figura 44. Proceso de recepción de pagos de clientes ........................................................ 95 Figura 45. Proceso de reembolso de caja menor ................................................................. 97 Figura 46. Proceso de registro de consignaciones................................................................ 98 Figura 47. Proceso de informe de la empresa a la Superintendencia de Sociedades .......... 99 Figura 48. Proceso de revisión de cartera de la empresa ................................................. 100 Figura 49. Proceso de solicitud de crédito cliente nuevo .................................................. 101 Figura 50. Proceso de cuadre de gastos de personal por actividades del cargo ................ 103 Figura 51. Proceso de interface de nómina ........................................................................ 104 Figura 52. Proceso de liquidación de nómina ..................................................................... 106 Figura 53. Proceso de liquidación de vacaciones ............................................................. 107 Figura 54. Proceso de pago de nómina ............................................................................ 108 Figura 55. Proceso de pago de parafiscales ...................................................................... 109 Figura 56. Proceso de archivo de documentos ................................................................. 110 Figura 57. Proceso de gestión de autorizaciones .............................................................. 111 Figura 58. Proceso de entrega de documentos a clientes ................................................. 112 Figura 59. Proceso de pagos y consignación en bancos ..................................................... 113 Figura 60. Proceso de recaudo de dinero pagado por clientes .......................................... 114 Figura 61. Proceso de solicitud y entrega de documentación a entidades ........................ 115 Figura 62. Proceso de cotización y selección de proveedores ........................................ 116 Figura 63. Proceso de dotación de uniformes ................................................................. 117 Figura 64. Proceso de dotación del botiquín ................................................................... 118 Figura 65. Proceso de determinación de elementos de protección personal a comprar .119 Figura 66. Proceso de dotación de elementos de protección personal ........................... 119 Figura 67. Proceso de recepción y entrega de elementos de protección personal ......... 120 Figura 68. Proceso de compra de implementos de aseo y cafetería ............................... 121 Figura 69. Proceso de mantenimiento, limpieza y organización de cocina ...................... 122 Figura 70. Proceso de cuidado y mantenimiento de las plantas de la oficina .................. 122 Figura 71. Proceso de aseo de la nevera ........................................................................... 123 Figura 72. Proceso de servicio de cafetería ....................................................................... 123 Figura 73. Proceso de aseo de las áreas de oficina ............................................................ 124spa
dc.format.extent160 páginas : figuras, tablas.spa
dc.format.mimetypeapplication/pdfspa
dc.language.isospaspa
dc.rightsDerechos Reservados - Universidad Militar Nueva Granada, 2018spa
dc.rights.urihttps://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/spa
dc.titleDiseño del manual de procesos para la empresa Embapack S.A.S.spa
dc.typeinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisspa
dc.rights.accessrightsinfo:eu-repo/semantics/openAccessspa
dc.subject.lembADMINISTRACION DE EMPRESASspa
dc.subject.lembMEJORAMIENTO DE PROCESOSspa
dc.subject.lembASEGURAMIENTO DE LA CALIDADspa
dc.publisher.departmentFacultad de Estudios a Distanciaspa
dc.type.localTrabajo de gradospa
dc.description.abstractenglishEMBAPACK S.A.S. with its interest to continue growing as a company in the city of Bogota to project at the national level considered it of vital importance to start organizing the missing aspects in order to be able to access the quality certification that would give it the possibility of accessing new markets. For this reason, when identifying as one of its weaknesses the lack of a manual of processes was given to the task of constructing it, which was the purpose of the present study, in which, for this purpose, it was sought to define the objectives and functions of each position and administrative units in order to avoid overloads of work and duplicity, to identify lines of communication to achieve an adequate interrelation between the administrative units of the institution, to identify and describe the different processes and procedures that are developed within the organization with the order to establish responsibilities, frequencies and times, and design the manual of processes. With the achievement of these different aspects, it is concluded that every company should organize its manual of processes to give clarity to its operators in terms of their work and interactions within the company, to facilitate the incorporation of new elements and to undertake certification processes that allow them to improve their competitiveness in the market.eng
dc.title.translatedDesign of the process manual for the company Embapack S.A.Sspa
dc.subject.keywordsProcess manualspa
dc.subject.keywordsCompanyspa
dc.subject.keywordsPositionsspa
dc.subject.keywordsOrganization chartspa
dc.subject.keywordsEmbapackspa
dc.publisher.programIngeniería Industrialspa
dc.creator.degreenameIngeniero Industrialspa
dc.creator.degreenameIngeniero Industrialspa
dc.description.degreelevelPregradospa
dc.publisher.facultyEstudios a Distancia - Ingenieria Industrialspa
dc.type.driverinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesisspa
dc.type.dcmi-type-vocabularyTextspa
dc.type.versioninfo:eu-repo/semantics/acceptedVersionspa
dc.rights.creativecommonsAtribución-NoComercial-SinDerivadasspa
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dc.subject.proposalManual de procesosspa
dc.subject.proposalEmpresaspa
dc.subject.proposalCargosspa
dc.subject.proposalOrganigramaspa
dc.subject.proposalEmbapackspa
dc.publisher.grantorUniversidad Militar Nueva Granadaspa


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CarvajalSilvaYuryAlexandra2018.pdf
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CARTA DE AUTORIZACION EMBAPACK ...
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